Gestione documentale con M-FILES

Le numerose funzionalità e caratteristiche di cui oggi dispongono le stampanti multifunzione con scanner e le fotocopiatrici multifunzione, come ad esempio la possibilità di inviare i documenti scannerizzati a indirizzi della rete locale aziendale o a caselle di posta elettronica e a server web, ed anche la capacità di funzionare da archivio in rete, hanno fatto nascere la necessità di strumenti software per la gestione documentale, ovvero di tool che consentano di non lasciare che i documenti stampati o scannerizzati rimangano fini al procedimento per cui sono arrivati o partiti dalla stampante multifunzione, ma possano essere scambiati, aggiornati in tempo reale, condivisi, archiviati anche da remoto o in mobilità, ed anche integrati rapidamente in applicazioni aziendali standard o customizzate.

Tutto questo presenta l’enorme vantaggio di snellire e accelerare le procedure di gestione dei documenti, il che si riflette positivamente sulla produttività aziendale.

 

Tra gli strumenti software disponibili, molto interessante risulta essere M-Files, un software di archiviazione documenti (per l’esattezza è un Enterprise Content Management) per Microsoft Windows che include un’interfaccia web ed è disponibile sia per Linux che per Macintosh.

La disponibilità di un’interfaccia web consente l’utilizzo anche in mobilità e da remoto ed il potente motore di archiviazione integrato rende semplici operazioni come l’acquisizione o la condivisione dei documenti.

Sviluppato nel 2005 da Motive Systems, negli anni M-Files ha acquisito nuove caratteristiche, tra cui il sistema di autorizzazioni, l’introduzione di un sistema di reportistica basato su SQL Server Rerporting Services e la disponibilità di un’interfaccia web per i gli apparecchi mobile (tablet e smartphone). Ad oggi è disponibile anche una versione cloud.

Perché M-Files

 

M-Files è un programma di gestione documentale e conservazione sostitutiva, multilingua e multipiattaforma, integrabile con qualsiasi sistema informativo aziendale (software gestionali, ERP e CRM) tra cui i tool di Microsoft Dynamics NAV, ma anche con alcuni CAD. M-Files è integrato in Windows e presenta interfaccia client e web analoghe, quindi è facilmente utilizzabile dagli utenti Windows: questa caratteristica rende il software utilizzabile dal personale dell’azienda con tempi di training ridottissimi. L’archivio crittografato dei documenti è visto e gestito come un’unità di memoria di massa, supporta il drag & drop e si integra perfettamente con tutte le applicazioni Microsoft Office.

M-Files è modulare, scalabile e dispone di un avanzato motore di compressione dei dati, che migliora l’utilizzo dello spazio di archiviazione sia locale che in cloud; una funzione automatica di disaster recovery” consente di recuperare i file danneggiati o non più reperibili a causa di problemi sulle unità di memoria di massa. Inoltre supporta molti formati di documento, il che consente la gestione documentale lasciando inalterato il formato dei file, così che possano essere utilizzati e condivisi nelle applicazioni native.
Permette inoltre di stabilire collegamenti attivi con database esterni di CRM e gestionali e importazioni automatiche da cartelle, unità condivise in rete, da qualunque scanner e stampanti multifunzione, da serve e client di posta elettronica.

Un’altra funzione del software è la capacità di versioning, che consente la tracciabilità delle versioni di ogni documento, utile a capire, in caso di modifica inattesa di un documento, chi ne è stato l’autore o di ricostruire cronologicamente le modifiche.

M-Files è completo di workflow (gestione dei flussi documentali) per favorire il lavoro in team sugli stessi documenti e le notifiche via e-mail.

Grazie motore di ricerca integrato, rintracciare i documenti è semplicissimo: basta scrivere poche lettere del nome file nel box di ricerca veloce; inoltre è supportata la visualizzazione dinamica in qualunque struttura verticale e uno stesso documento viene reso disponibile in più cartelle (viste), mantenendone l’unicità.

Tra le altre funzionalità implementate ci sono quelle per la strutturazione dei meta dati, incluse liste multi-selezione e campi filtrati, relazioni tra documenti e utilizzo di raccolte e modelli.

La pianificazione di backup periodici è integrata nativamente ed è prevista la possibilità di sincronizzare tra loro più server remoti, nell’ottica di assicurare la business continuity. La sincronizzazione dei dati è possibile sia nelle installazioni cloud che in quelle locali, anche se in quest’ultimo caso avviene alla prima riconnessione disponibile.

Già conforme al GDPR

La recente entrata in vigore del GDPR e le conseguenze che implica sulla gestione documentale non preoccupano gli utenti di M-Files, che è già GDPR compliant: infatti le operazioni di estrazione e riarchiviazione dei documenti eliminano i problemi legati ad eventuali modifiche fatte simultaneamente da più utenti e le versioni precedenti dei documenti sono preservate in maniera automatica. Per ciascun documento viene mantenuto un log delle modifiche con nome utente, data, ora e commenti; vengono attribuiti automaticamente nomi e numeri progressivi. Semplici impostazioni e permessi personalizzabili di lettura e scrittura riducono il rischio di errore umano che può portare a violare le disposizioni del DGPR; è inoltre possibile nascondere i documenti sensibili mantenendo comunque un unico luogo di archiviazione.

I vantaggi dell’essere open source

M-Files è una software di gestione documentale open source, ma questo non dev’essere visto come un fattore di deprezzamento, quanto, casomai, come un vantaggio e una caratteristica al passo coi tempi e con i trend aziendali, dato che oggi la tendenza di molte realtà è di affidarsi a soluzioni open source.

 

Questo non tanto per risparmiare i costi di licenza e di aggiornamento/manutenzione dei software proprietari, quanto semmai per sganciarsi da quelli che nel tempo si sono dimostrati i limiti delle soluzioni proprietarie: la dipendenza non solo economica ma anche operativa dalla software house e l’impossibilità di avere un software aggiornato nel caso di rottura del contratto o chiusura dell’azienda sviluppatrice, che costringerebbe a ricominciare da capo.

Rivolgersi all’open consente invece di far riprendere in mano un proprio prodotto anche da terzi e integrarlo con altri software (come è ad esempio con Microsoft Dynamics NAV), nell’ottica dell’interoperabilità tra sistemi informatici.

 

M-Files esiste, peraltro, in due versioni: una free chiamata M-Files Express (con funzionalità limitate) e M-Files Enterprise, rivolta alle aziende.

M-Files Intelligent Information Management

User Guide M-FILE Mobile

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