Gestione documentale M-Files

M-files: software per archiviazione e conservazione dei documenti

Integrated Document Management

Di soluzioni per la gestione documentale e la conservazione sostitutiva ne esistono molte, eppure sono poche quelle realmente in grado di offrire performance utili a coprire una così vasta gamma di funzionalità come quelle dell’innovativo M-FILES, un software per l’archiviazione e la conservazione dei documenti ideale per l’ambito professionale in quanto multiaziendale, multilingua e multipiattaforma.

Dimenticate le raccolte inutili di informazioni e godete di un accesso semplice e rapido, da qualunque dispositivo collegato alla rete aziendale.

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SPAZIO CENTRALIZZATO E ACCESSIBILITÀ GARANTITA, ANCHE DA REMOTO E OFF-LINE

Che l’utilizzo avvenga in modalità cloud piuttosto che off-line, qualunque utente in mobilità potrà creare, modificare, archiviare file e cartelle o semplicemente visualizzarli in modo comodo e pratico, da un PC o da altro device.

M-FILES prevede infatti un sistema di sincronizzazione automatica non appena verrà riattivata la connessione e la fruizione dei documenti è possibile tramite l’Applicazione oppure da browser con la modalità Web Access.

Inoltre, l’operazione di ricerca dei documenti archiviati è semplificata grazie alla presenza di uno spazio centralizzato, così da evitare il pensiero di dover ricordare dove sia stato salvato il file piuttosto che quale sia la versione corretta.

IMPLEMENTAZIONE E INTEGRAZIONE SEMPLICE CON WINDOWS

Questo programma per archiviare documenti è di semplice utilizzo e installazione, si integra perfettamente con qualunque Sistema Informativo Aziendale (CRM, ERP, gestionale ecc.), con tutte le applicazioni di Windows (Esplora Risorse, Office …) e supporta il drag & drop.

Per quanto riguarda l’Installazione, questa risulta rapida e intuitiva, senza la necessità di risorse o costi eccessivi.
In tal senso, M-Files prevede anche un backup automatico di tutti i dati già presenti.

Nessun comando particolare: doppio click, Apri, Salva, ecc (in particolare per Office), oltre alle classiche notifiche via mail che favoriscono il lavoro di squadra. In questo senso, M-Files automatizza anche i processi di WorkFlow, la gestione dei flussi documentali, monitorando i vari passaggi e individuando eventuali topic che necessitano di attenzione.

SICUREZZA E MODIFICHE
DEI DOCUMENTI IN ARCHIVIO

Per garantire operazioni sicure anche durante eventuali modifiche, sarà sufficiente effettuare il check out da M-Files e procedere agli aggiornamenti del caso. Una volta terminati, basterà provvedere al check in e l’intera rete sarà in grado di visionare le modifiche apportate, oltre a procedere con altre operazioni.

In tal modo, la funzionalità di estrazione e riarchiviazione dei documenti evita i rischi legati alla possibilità di cambiamenti in simultanea che potrebbero variare e/o sovrascrivere il lavoro in essere. 
Le precedenti versioni sono conservate in automatico e ogni variazione è identificata (log delle modifiche: nome utente, data, ora e eventuali commenti) e tracciata.
M-Files gestisce anche in maniera automatica le funzione di disaster recovery.

FIRMA DIGITALE E IMPORTAZIONI DA FONTI ESTERNE

Per garantire il massimo delle performance, il programma supporta la firma elettronica e digitale di documenti ed oggetti.
Inoltre, M-Files dà la possibilità di impostare eventuali collegamenti con diversi database esterni (ad esempio CRM, software gestionali ecc.). Una volta attivi, prevede importazioni in modalità automatica da ogni cartella, anche e-mail dal server di posta.

 

 

Questo programma per archiviare documenti in modo semplice ed estremamente rapido gode quindi di numerosi vantaggi per assicurare una business continuity integrata, caratterizzata da performance migliorate come le funzioni di collaborazione per la modifica simultanea controllata (con la modalità co-autore), le annotazioni che non comportano modifiche al file originale (modalità commenti) e molto altro.
Completa il quadro la gestione della qualità e della compliance, definita dai tracciamenti e dalla verifica relativa al completamento delle varie operazioni che interessano i documenti e la questione relativa al GDPR.

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