Il GDPR anche per le stampanti laser multifunzione

Le continua digitalizzazione e l’evoluzione del Cloud impongono continui cambiamenti nel modo di considerare i dati prodotti, scambiati e utilizzati dalle apparecchiature informatiche. Al sorgere di potenziali minacce si adeguano anche le normative sulle sicurezze, la più recente delle quali è la Data Protection Regulation (GDPR) in vigore dal prossimo 25 maggio.

Questa normativa coinvolgerà anche le stampanti multifunzione con fotocopiatrice connesse in rete, perché capaci di acquisire documenti e, tramite i servizi offerti dalle migliori stampanti multifunzione, di inviarli non solo ad archivi locali ma anche a indirizzi di rete locale o e-mail, attraverso server di posta elettronica. Ma non solo, perché nel concetto di GDPR rientra anche la possibilità di prendere un documento stampato da parte di persona non destinataria o non autorizzata a vederlo.

Per effetto del GDPR le aziende e gli enti pubblici nell’intera UE dovranno garantire che le loro infrastrutture IT siano conformi ed anche dimostrare che i loro processi siano conformi, documentando in modo adeguato le decisioni intraprese per proteggere i dati personali.

Per “dati personali” si intende “ogni informazione che riguarda indicazioni personali o materiali relative a un individuo identificato o identificabile con precisione” ovvero che possano essere ricondotte in maniera univoca a un a persona.

Rientrano nella categoria informazioni economiche, culturali o relative alla salute fisica e mentale di una persona, ma anche numeri di telefono, indirizzi IP, user-name sui social network ecc.

In caso di fuga di dati (data leak), i soggetti devono comunicarlo entro 3 giorni, pena pesanti sanzioni comminate dall’Autorità, che possono arrivare ai20 milioni di euro, o al 4% del fatturato annuale dell’azienda!

Sicurezza dei dati di stampa

Un aspetto spesso trascurato è quello dei dati coinvolti nei processi di stampa: ad esempio i dati personali vengono trasferiti sulla rete in modo visibile (non criptato) per raggiungere la stampante, oppure vengono salvati in chiaro sui server o addirittura sulle unità di memoria di massa delle stampanti. Tutto ciò rende facile accedervi, sia inavvertitamente, sia “sniffando” fraudolentemente quanto avviene sulla LAN o, nel caso di stampante multifunzione connessa in Cloud, su Internet.

L’attacco informatico diviene più probabile utilizzando una stampante laser e scanner WiFi o stampante laser multifunzione WiFi, perché i dati viaggiano nell’etere, il che impone la cifratura della rete WiFi e, laddove questa possa essere violata, la codifica di protezione dei dati scambiati.

La fuga di dati può riguardare anche la stampante laser multifunzione migliore, perché non riguarda le sue prestazioni di stampa, quanto, piuttosto, un concetto sinora trascurato: la sicurezza di ciò che va in stampa e dei dati che la stampante scanner e la fotocopiatrice inviano in rete.

La soluzione? Adeguare il parco stampanti!

Per rispettare il GDPR, oggi i processi di stampa devono essere rivalutati sotto tre aspetti che coinvolgono dispositivi di stampa, rete e documenti.

– Stampanti, stampanti e scanner, stampanti multifunzione devono supportare modalità di accesso sicuro che riservino l’utilizzo a soggetti autorizzati e identificabili mediante credenziali; se i dispositivi non supportano tali funzioni è necessario sostituirli con altri più recenti, già pronti per il GDPR. AARON Technology, azienda che si occupa di noleggio e vendita di stampanti multifunzione, può offrire oggi dispositivi di stampa e acquisizione rispondenti alle più stringenti normative di sicurezza dei dati.

– La rete locale cui sono affacciate stampanti, scanner e stampanti multifunzione dev’essere adeguatamente protetta, in special modo se ci sono accessi WiFi, oggi molto richiesti per consentire l’utilizzo in mobilità degli strumenti aziendali; la protezione può essere implementata con certificati digitali, port filtering, IP address filtering, controllo degli accessi basato su ruoli (RBAC) ed altre forme di crittografia di comprovata efficacia.

– La stampa di documenti “sensibili” può essere evitata su stampanti e stampanti multifunzione configurandone l’utilizzo in modo che possa avvenire solo se l’utente si autentica mediante credenziali tradizionali o dispositivi di autenticazione come badge magnetici o a chip, biometria (impronte digitali) e tag RfiD/NFC: questi ultimi evitano perdite di tempo perché l’utente, se li porta addosso, viene rilevato all’approssimarsi al dispositivo di stampa.

 

Aaron Technology di Milano, fornitrice di stampanti, stampanti scanner multifunzione e fotocopiatrici multifunzione, offre i migliori dispositivi in commercio e può supportare le aziende nella scelta e configurazione dei dispositivi di stampa in conformità alle prescrizioni contenute nel GDPR.

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