PROGRAMMI PER ARCHIVIARE DOCUMENTI: L’IMPORTANZA DEL CLOUD

Il Cloud – dal termine inglese “nuvola” – è una tecnologia usata anche per archiviare documenti di ogni tipologia. Negli ultimi anni, il servizio ha riscontrato un notevole successo grazie ai suoi innumerevoli vantaggi.

Se inizialmente il cloud veniva considerato utile a pochi, nel corso del tempo ha conquistato un grande spazio nelle aziende, grazie alla facilità d’uso e al conseguente abbattimento dei costi.

Prima dell’avvento di questi strumenti, le aziende erano obbligate a comprare server  e  licenze d’uso del software e, al contempo, erano costrette a possedere un team specializzato ad installare, configurare e aggiornare il sistema. Considerando perciò il cospicuo costo richiesto, non tutte le aziende potevano usufruirne.

La nascita dei software di archiviazione dei documenti  abbinati alla tecnologia Cloud ha portato dunque a una rivoluzione: ora le aziende possono abbattere i costi gestionali, accedendo semplicemente al servizio tramite una connessione.

Esistono numerosi programmi e servizi Cloud per la conservazione dei documenti ma l’azienda sin da subito deve capire quale tra questi può essere considerato il più efficace: Cloud Portal Office di Sharp e un servizio Cloud pluripremiato per la sicurezza elevata con il vantaggio dell’assistenza del Dealer SHARP.

Conservazione documenti: come funziona

Il servizio Cloud permette agli utenti iscritti di archiviare file in modo sicuro e veloce.

Che siano documenti elettronici, cartacei o mail, possono essere caricati all’interno del cloud usufruendo delle sue proprietà, come la possibilità di catalogazione, gestione, condivisione e controllo dei file verso l’esterno.

Il settore dell’Information Technology offre numerosi programmi di conservazione dei documenti simili tra di loro, concedendo uno spazio di archiviazione online da cui è possibile accedere – in qualunque luogo ci si trovi – e da condividere con altre persone.

Se un documento subisce una modifica,  essa apparirà agli altri utenti quasi istantaneamente.

Vantaggi del software di archiviazione documenti

Conservazione documenti Cloud

Nel momento in cui l’azienda si registra su un servizio cloud, può usufruire nell’immediato di vantaggi sia economi che tecnici:

  • Abbattimento dei costi:  il servizio permette una conservazione dei documenti online, non è necessario acquistare alcun hardware specifico.
    Non è obbligatorio, inoltre,  possedere un pc all’avanguardia, poiché lo spazio è sul web;
  • Maggiore flessibilità: possibilità di adeguarsi alle condizioni contrattuali in base alle proprie esigenze;
  • Focus sull’azienda: il servizio Cloud viene gestito da un provider, non più da un team di professionisti specializzati;
  • Indipendenza dalle periferiche: non vi è obbligo di dispositivi particolari ma è sufficiente dispositivo fisso o mobile idoneo al collegamento internet;
  • Accesso al programma con mobile: la connessione ai dati può avvenire da qualsiasi luogo e in qualunque momento, anche con dispositivi diversi come smartphone, nootebook, portatili ecc.;
  • Sicurezza del sistema: grazie ai servizi di backup, vi è la possibilità di proteggere in tutta sicurezza i propri dati;
  • Condivisione dati: il software di archiviazione dei documenti permette di poter condividere i file con altri soggetti;
  • Local Agent: è un sistema di aggiornamento automatico presente in tutti i programmi di conservazione dei documenti.

Come è facilmente intuibile, il cloud è un sistema di cui non si può più fare a meno, grazie ai suoi considerevoli vantaggi che permettono, oltre a tutto il resto, anche una considerevole riduzione dei tempi di archiviazione.

CLOUD PORTAL OFFICE di Sharp: programma per archiviare documenti

CLOUD PORTAL OFFICE di Sharp

Cloud Portal Office di Sharp è un contenitore dei documenti sia digitali che cartacei, compatibile con le multifunzione e lavagne Sharp e con diversi dispositivi mobile quali Android e Ios.

Questo sistema di conservazione dei documenti prevede vantaggi che lo rendono più completo rispetto ad altri servizi cloud, nonché particolarmente adatto alle aziende, in quanto favorisce:

  • Aumento della redditività: grazie alla sua natura di contenitore di dati centralizzato, permette una diminuzione nei tempi di ricerca dei documenti. Con la funzione di indicizzazione è infatti possibile trovare i documenti in poco tempo;
  • Efficienza continua: grazie alla condivisione dei contenuti e le possibili modifiche che possono avvenire in qualsiasi momento o luogo in cui ci si trova. Questo comporta, naturalmente, anche una riduzione delle tempistiche necessarie;
  • Calo dei costi: il sistema comporta un risparmio economico. Oltre al minor consumo di carta, l’azienda può aumentare il proprio rendimento senza dover effettuare un investimento iniziale, data la natura cloud del software Portal Office;
  • Sicurezza: la tecnologia scelta da SHARP garantisce la sicurezza della conservazione dei documenti all’interno di appositi server presenti sul territorio Europeo.

Il programma per archiviare i documenti è anche in grado di collegare diverse persone all’interno dell’azienda, indipendentemente da dove si trovino.

CLOUD PORTAL OFFICE di Sharp: interazioni e caratteristiche

Questo sistema di collaborazione e gestione dei documenti può essere collegato ad altri strumenti di cui l’azienda Sharp è dotata, come ad esempio:

  • MULTIFUNZIONE SHARP: grazie al tasto Cloud Portal Office presente sulle stampanti multifunzione, con una semplice registrazione si può iniziare a stampare, salvare e condividere i documenti;
  • LAVAGNA INTERATTIVA BIG PAD: consente di visualizzare file a grandi dimensioni. É necessario accedere all’account Cloud Portal Office, selezionare il file e trascinarlo sulla lavagna, in modo tale da essere visualizzato e modificato.

Altre caratteristiche proprie di questo servizio sono:

  • Tracciamento completo e versione dei file con roll-back
  • Controllo di virus su tutti i file caricati
  • OCR e indice sui file scansionati e caricati
  • Ricerca avanzata dei file

CLOUD PORTAL OFFICE di Sharp: AARONTECHNOLOGY un valido partner

Per le aziende che si affidano a Cloud Portal Office di Sharp sarà possibile godere sin da subito dell’importanza della riduzione dei costi fissi, mantenendosi al contempo competitive e all’avanguardia sul mercato.

Presso  Aaron Technology di Milano è possibile dotarsi di questo innovativo sistema per la conservazione dei documenti. Per questo ed altri prodotti funzionali, è possibile visitare il sito www.aarontechnology.it.

Contatta l’azienda, telefonicamente o compilando l’apposito modulo di richiesta informazioni, per saperne di più sui nostri software di archiviazione documenti e tutti i servizi collegati.

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