21 Ott 2020

Cloud Portal Office: l’Ufficio Integrato Sharp su cloud

Il leader dei sistemi per stampa e per il multimedia enterprise, che di recente si è distinto per la creazione della soluzione Ufficio integrato entrando di diritto nella gestione documentale, aumenta la propria presenza nelle soluzioni aziendali proponendo la nuova soluzione Cloud Portal Office di  software di gestione documentale e di conservazione documenti basata su cloud computing.

 

Documenti inviati alla stampa, acquisiti da scanner o scambiati in rete possono ora essere condivisi, modificati, commentati e integrati attraverso il cloud, così da essere disponibili e trasmessi ovunque, dai propri partner aziendali in tutto il mondo e in viaggio.

 

Cloud Portal Office di Sharp è una soluzione software di gestione documentale pensata per le esigenze delle piccole e medie imprese ed è un sistema economico, scalabile e facile da utilizzare, dotato di una serie di funzioni mirate a potenziare la produttività aziendale, rendendo più semplice gestire i documenti aziendali in modo sicuro, protetto ed efficiente.

 

AARON Technology di Milano, partner Sharp e fornitore di soluzioni sia hardware che software per le aziende e gli studi professionali, è già pronta all’integrazione delle stampanti laser multifunzione e di tutte le macchine da ufficio con Cloud Portal Office.

Cloud Portal Office: che cos’è

Cloud Portal Office è un hub di condivisione delle informazioni, perfettamente integrato con la gamma di Optimised Workflow Software per garantire un elevato livello di produttività: è sufficiente sottoscrivere un abbonamento e disporre di un qualsiasi dispositivo dotato di una normale connessione di rete, come PC, notebook, smartphone o stampante multifunzione Sharp, per poter collaborare direttamente o da remoto, con uno o più colleghi o collaboratori, alla stesura o revisione di un documento.

 

Cloud Portal Office può essere utilizzato in abbinamento ai monitor interattivi BIG PAD di Sharp, che rappresentano lo strumento ideale per sale riunioni di qualsiasi grandezza.

Si integra perfettamente con i dispositivi multifunzione stampante e scanner di Sharp e Aaron Technology, che divengono al contempo apparati di input e output dei documenti, ma anche di storage temporaneo e di invio e ricezione dal cloud, quando dotati di connessione di rete.

 

Cloud Portal Office è un ambiente multi-piattaforma, indipendente dalla localizzazione (quindi multilingua e multi-formato), per la gestione e la condivisione di documenti che apre nuove opportunità di crescita, efficienza e risparmio.

Conservazione digitale dei documenti più efficiente

Cloud Portal Office sostituisce gli ambienti documentali frammentati e distribuiti, con un contenitore dati centralizzato e completamente indicizzato per la conservazione digitale di documenti e la gestione documentale; prevede un’opzione che consente di aggiungere dettagli di indicizzazione e metadati descrittivi ai documenti e ai dati caricati, così da semplificare la ricerca dei dati desiderati, avvalendosi della funzione di ricerca a tutto testo di Sharp.

 

Cloud Portal Office aiuta anche ad abbattere i costi, perché la conservazione digitale di documenti significa meno carta da conservare, con una conseguente riduzione del numero di schedari e dei costi sostenuti per l’archiviazione dei documenti cartacei.

 

La scansione di fatture e altri documenti cartacei che possono poi essere trasferiti in Cloud Portal Office, consente la loro digitalizzazione e l’integrazione in specifici tool software, il che riduce l’elaborazione manuale dei documenti, con vantaggi in termini di limitazione degli errori ed efficienza.

 

Dato che è disponibile come soluzione “Software as a Service”,  Cloud Portal Office non richiede alcun investimento iniziale e nemmeno la sostituzione o l’acquisto di nuovi server: che si tratti di supportare un solo gruppo di lavoro o un’intera azienda, basta semplicemente acquistare il numero di abbonamenti necessari  al momento. Quindi è una formula flessibile e sempre conveniente.

 

Cloud Portal Office migliora la collaborazione

Le funzioni di collaborazione e di notifica integrate in Cloud Portal Office consentono ai singoli componenti di un team aziendale o a collaboratori occasionali di comunicare in modo più efficiente ed efficace: se occorre condividere dei contenuti, è sufficiente concedere i diritti di accesso a singole persone o gruppi di collaboratori, scegliendo se consentire l’accesso in sola lettura (per chi deve solo vedere o stampare i documenti), modifica e condivisione (possibilità di condividere commenti o modifiche, piuttosto che lasciarle nel documento a disposizione del solo creatore del documento stesso).

Chiunque degli utenti autorizzati avrà accesso alla versione più recente di un documento, aprendolo dal computer di casa o del lavoro, da dispositivi mobili o notebook.

La soluzione Sharp prevede anche la possibilità di estendere la condivisione dei documenti e dei file anche ad utenti che non hanno sottoscritto un abbonamento a Cloud Portal Office: allo scopo è disponibile la funzione “Invia collegamento” accessibile dal sito web di Cloud Portal Office o da un  dispositivo mobile.

Cloud Portal Office su mobile

Cloud Portal Office di Sharp è perfettamente allineato ai tempi odierni, dove sempre più spesso ci si trova a lavorare in mobilità o in trasferta; per questo tutti i dispositivi sono integrati con il sistema software gestione documentale per favorire la consultazione e la gestione dei documenti da qualsiasi parte del mondo.

Per la gestione documentale da dispositivi mobile, Sharp ha sviluppato e reso disponibile un’app standardizzata che garantisce un’esperienza d’uso familiare, indipendentemente dalla piattaforma utilizzata (iOS o Android).

In Cloud Portal Office è anche possibile impostare degli account ospiti temporanei, in modo da rendere Cloud Portal Office accessibile a un numero maggiore di utenti e al contempo un luogo sicuro per la conservazione documenti.

 

Sharp Vs. gestione documentale open source

Cloud Portal Office di Sharp è l’alternativa professionale, integrata con i diffusissimi sistemi per l’ufficio di Sharp, ai software gestione documentale open source che non possono fornire lo stesso livello qualitativo; inoltre i software gestione documentale open source non supporterebbero l’integrazione con le soluzioni di stampa e i monitor professionali Sharp, né con l’Ufficio Integrato di Sharp.

 

Scopri i vantaggi delle soluzioni Sharp

Se vuoi conoscere e iniziare a utilizzare le soluzioni di gestione documentale su Cloud di Sharp e integrarle con il tuo ufficio o azienda, contattaci e scoprirai la potenza e la versatilità delle soluzioni di Sharp per la stampa e la gestione documentale.

AARON Technology, partner Sharp per Milano e provincia, offre una pluriennale esperienza e si occupa di noleggio e vendita di stampanti laser multifunzione, monitor, soluzioni software di gestione documentale e servizi correlati.

 

 

 

 



Richiedi Informazioni

Compila il form per richiedere informazioni sui nostri prodotti

Contrassegnando la casella acconsentite al trattamento dei vostri dati personali secondo le modalità descritte.