09 Ago 2021 - Aggiornato il: 06 Settembre 2021

Archiviazione dei documenti aziendali: l’importanza e l’utilità del Cloud

Il Cloud – dal termine inglese “nuvola” – è una tecnologia usata anche per archiviare documenti di ogni tipologia. Negli ultimi anni, il servizio ha riscontrato un notevole successo grazie ai suoi innumerevoli vantaggi.

Se inizialmente il Cloud veniva considerato utile a pochi, nel corso del tempo ha conquistato un grande spazio nelle aziende e non solo, grazie alla facilità d’uso e al conseguente abbattimento dei costi.

Prima dell’avvento di questi strumenti, le imprese erano obbligate a comprare server e licenze d’uso del software e, al contempo, erano costrette ad avere un team specializzato nell’installazione, nella configurazione e nell’aggiornamento del sistema. Considerando perciò il cospicuo costo richiesto, non tutte le realtà potevano usufruirne.

La nascita dei software di archiviazione dei documenti abbinati alla tecnologia Cloud ha portato dunque a una vera rivoluzione: ora le imprese possono abbattere i costi necessari per la gestione documentale, accedendo semplicemente al servizio tramite una connessione.

Esistono numerosi programmi e servizi Cloud per l’archiviazione dei documenti aziendali ma l’azienda sin da subito deve capire quale tra questi può essere considerato il più efficace. Tra i vari disponibili nel mercato, ad esempio, Cloud Portal Office di Sharp è un servizio Cloud pluripremiato per la sicurezza elevata con il vantaggio dell’assistenza del Dealer Sharp

Conservazione documenti: come funziona

Il servizio Cloud permette agli utenti iscritti, siano essi privati, aziende o realtà appartenenti alla Pubblica Amministrazione, di archiviare i propri file in modo sicuro e veloce.

Che si tratti di documenti elettronici, cartacei o di email, tutti i vari tipi di materiali possono essere caricati all’interno del Cloud usufruendo delle sue proprietà, come la possibilità di catalogazione, di gestione, di condivisione e di controllo dei file verso l’esterno.

Il settore dell’Information Technology offre numerosi software di archiviazione dei documenti simili tra di loro, concedendo uno spazio di archiviazione online a cui è possibile accedere – in qualunque luogo ci si trovi – e da condividere con altre persone.

Se un documento subisce una qualsiasi modifica, essa apparirà agli altri utenti quasi istantaneamente.

Perché scegliere il Cloud per la gestione documentale

Sono numerosi i buoni motivi che dovrebbero spingere le strutture che gestiscono copiose quantità di dati a implementare un sistema Cloud per la gestione documentale.

Adottare una soluzione tecnologica di questo livello per archiviare documenti elettronici permette prima di ogni altra cosa di risparmiare sui costi di acquisto di nuovi hardware, di licenze software e soprattutto di mantenimento dei tradizionali Data Center, strutture che comportano generalmente un notevole investimento di denaro.

La gestione documentale tramite Cloud consente inoltre di avere a propria disposizione una potenza di calcolo scalabile, usufruendo di una serie di funzionalità in grado di favorire una straordinaria flessibilità, obiettivo che qualsiasi contesto operativo deve porsi nell’epoca attuale contrassegnata dalla trasformazione digitale.

L’idea basilare su cui si fonda un servizio di conservazione dei documenti come il Cloud è quella di scollegare questo processo dal tradizionale sistema dei Data Center, che a oggi pone una serie di limiti.

La scelta di puntare sul Cloud come soluzione di gestione documentale per aziende e Pubblica Amministrazione si pone ad esempio come strumento strategico per evitare o per contrastare con efficacia rischi quali attacchi informatici o calamità naturali. Circostanze pericolose, queste, che potrebbero compromettere il funzionamento dei Data Center, causando grossi guai alle realtà che si appoggiano a tali centri per la conservazione dei propri documenti.

In tale ottica, i software di archiviazione dei documenti in Cloud si rivelano uno strumento fondamentale a supporto della continuità operativa, sia essa di una impresa o della Pubblica Amministrazione.

L’utilità dei software di archiviazione dei documenti in Cloud nell’era dello Smart Working

Una delle più grandi novità che ha interessato il mondo aziendale negli ultimi anni è senza ombra di dubbio la diffusione dello Smart Working, noto anche con l’appellativo di “lavoro agile”.

Se fino a poco tempo fa il numero di imprese che aveva già adottato questa modalità operativa era ancora limitato, il quadro è radicalmente cambiato con l’emergenza sanitaria legata al Covid-19.

Da un giorno all’altro, il lockdown ha costretto milioni di lavoratori a svolgere le proprie mansioni quotidiane da remoto, più esattamente da casa. In questa precisa circostanza, l’enorme funzionalità rivestita dalle soluzioni di gestione documentale in Cloud si è mostrata in tutta la sua potenza.

Le aziende già attrezzate con simili tecnologie hanno affrontato l’emergenza in corso con più facilità, riuscendo a far lavorare i propri dipendenti e collaboratori a distanza, senza incorrere in eccessivi rallentamenti o inghippi.

Cosa certa è che la rivoluzione del lavoro agile è appena iniziata e si presume che è destinata a conoscere una spinta propulsiva negli anni a venire. Per le imprese sarà quindi necessario adattarsi al nuovo scenario, adottando soluzioni tecnologiche adeguate non solo per archiviare i file in modo sicuro e veloce ma anche per rendere pienamente operativi i propri dipendenti e/o collaboratori a prescindere dal luogo in cui si trovano a svolgere le loro mansioni quotidiane.

Per poter implementare una strategia efficace per lo Smart Working, le aziende dovranno essere capaci di trovare un equilibrio ideale tra Cloud Computing e lavoro da remoto.

Oltre a individuare dei provider seri e affidabili, le imprese saranno chiamate ad adottare nuovi servizi in Cloud, non solo per la conservazione dei documenti e per la condivisione con gli utenti che lavorano a distanza, ma anche per altri tipi di necessità.

Si pensi ad esempio alle videoconferenze, gestibili con la massima efficacia grazie a innovativi strumenti quali monitor e display che, tra le loro funzionalità, integrano specifiche tecnologie in Cloud con cui condividere e/o modificare documenti in tempo reale.

Soluzioni “intelligenti” che si allineano alla perfezione a una nuova modalità di lavoro altrettanto intelligente.

Il Cloud nella Pubblica Amministrazione

L’utilizzo di software di archiviazione dei documenti in Cloud si rivela una soluzione perfetta anche per la Pubblica Amministrazione. In primo luogo perché usare il Cloud Computing equivale a risparmiare, con un chiaro beneficio per l’intera collettività. Ma in contesti come quelli della Pubblica Amministrazione, dotarsi di simili tecnologie di ultima generazione non serve solo a usufruire di una infrastruttura più conveniente, oltre che altamente flessibile. Si tratta anche di muoversi progressivamente verso una minore burocratizzazione, snellendo nel contempo le modalità di interazione tra la Pubblica Amministrazione, i cittadini e le imprese, attraverso una ottimizzazione dei servizi offerti.

All’atto pratico, inoltre, l’adozione di un servizio di Cloud Computing nella Pubblica Amministrazione:

  • Rende attuabile l’adeguamento delle singole realtà (Enti, Comuni, Uffici ecc) a quanto stabilito a livello normativo rispetto alla continuità operativa e al Disaster Recovery.
  • Costituisce un supporto concreto per la risoluzione di alcune problematiche correlate all’ambito della digitalizzazione dei dati e alla conservazione dei documenti, nell’ottica di quanto stabilito dall’Agenda Digitale e dal Codice dell’Amministrazione Digitale. La normativa prevede infatti l’obbligo per la Pubblica Amministrazione di rendere accessibili ai cittadini e alle imprese i propri servizi in modalità telematica.

Appoggiandosi a delle soluzioni di Cloud Computing, le varie realtà della Pubblica Amministrazione riescono a superare il limite – più comune di quel che si possa credere – di non disporre di risorse hardware e software idonee al loro interno.

Il Cloud rappresenta quindi una soluzione che permette alla Pubblica Amministrazione non solo di archiviare file in modo sicuro e veloce ma anche di rendere più efficiente il rapporto con i cittadini, così da rispettare quanto stabilito dagli attuali obblighi di legge in materia.

Restando in tema degli obblighi di legge è inoltre opportuno ricordare che le PA si trovano a dover fronteggiare la necessità di conservare i proprio documenti informatici che, con il passare degli anni, tendono a rimpiazzare sempre di più i tradizionali archivi cartacei.

Basti pensare, a tale proposito, all’utilizzo ormai dirompente della fatturazione elettronica. Secondo quanto sancito dagli obblighi di legge, queste tipologie di documenti fiscali possono essere conservate esclusivamente in modalità digitale.

Anche nel caso specifico, ricorrere a soluzioni in Cloud aiuta la Pubblica Amministrazione ad adempiere alla normativa prevista, senza dover ricorrere a ingenti investimenti su specifiche risorse tecnologiche, i cui costi andrebbero per ovvi motivi a ricadere su tutta la comunità.

Vantaggi del software di archiviazione documenti

Quanto illustrato finora ci aiuta a capire che nel momento in cui un’azienda o una qualsiasi realtà appartenente alla Pubblica Amministrazione si registra a un servizio Cloud, può usufruire nell’immediato di vantaggi sia economici che tecnici. Facendo un rapido sunto, tra i benefici più significativi ottenibili possiamo ricordare:

  • L’abbattimento dei costi. Il servizio permette una conservazione dei documenti online. Non è necessario acquistare alcun hardware specifico. Non è obbligatorio, inoltre, possedere un PC di ultima generazione, poiché lo spazio a disposizione degli utenti è interamente sul web.
  • La maggiore flessibilità. Adottando un servizio di archiviazione dei documenti aziendali, c’è la possibilità di adeguare le condizioni contrattuali in base alle proprie esigenze.
  • Il focus sull’azienda. Il servizio Cloud viene gestito da un provider, non più da un team di professionisti specializzati.
  • L’indipendenza dalle periferiche. Non vi è necessità di usare dispositivi particolari ma è sufficiente avere in dotazione apparecchi fissi o mobile idonei al collegamento Internet.
  • La possibilità di accedere ai software di archiviazione dei documenti anche dai dispositivi mobile. La connessione ai dati può avvenire da qualsiasi luogo e in qualunque momento, anche con dispositivi diversi come smartphone, notebook, portatili e apparecchi analoghi.
  • La sicurezza del sistema. Grazie ai servizi di backup, vi è la possibilità di proteggere in tutta sicurezza i propri dati.
  • La condivisione dei dati. Il software di archiviazione dei documenti permette di condividere i file con altri utenti, forniti di adeguate autorizzazioni.
  • L’opportunità di fruire del Local Agent. Si tratta di un sistema di aggiornamento automatico presente in tutti i programmi di conservazione dei documenti.

Come è facilmente intuibile, il Cloud è un sistema di cui non si può più fare a meno in contesti quali aziende e Pubblica Amministrazione, grazie ai suoi considerevoli vantaggi che permettono, oltre a tutto il resto, anche una considerevole riduzione dei tempi di archiviazione.

Cloud Portal Office di Sharp: programma per archiviare documenti

Cloud Portal Office di Sharp è un contenitore dei documenti sia digitali che cartacei, compatibile con le multifunzione e lavagne Sharp e con diversi dispositivi mobile quali Android e Ios.

Questo sistema di conservazione dei documenti prevede vantaggi che lo rendono più completo rispetto ad altri servizi Cloud, nonché particolarmente adatto ad aziende e PA, in quanto favorisce:

  • Un aumento della redditività. Grazie alla sua natura di contenitore di dati centralizzato, permette una diminuzione nei tempi di ricerca dei documenti. Con la funzione di indicizzazione è infatti possibile trovare i documenti in poco tempo.
  • Una efficienza continua. Grazie alla condivisione dei contenuti e le possibili modifiche che possono avvenire in qualsiasi momento o luogo in cui ci si trova. Questo comporta, naturalmente, anche una riduzione delle tempistiche necessarie per le varie operazioni.
  • Un calo dei costi. Il sistema comporta un risparmio economico. Oltre al minor consumo di carta, la realtà operativa può aumentare il proprio rendimento senza dover effettuare un investimento iniziale, data la natura Cloud del software Portal Office.
  • Un elevato livello di sicurezza. La tecnologia scelta da Sharp garantisce la sicurezza della conservazione dei documenti all’interno di appositi server presenti sul territorio Europeo.

Il programma per archiviare i documenti è anche in grado di collegare diversi utenti, indipendentemente da dove si trovino.

Cloud Portal Office di Sharp: interazioni e caratteristiche

Questo sistema di collaborazione e gestione dei documenti può essere collegato ad altri strumenti di cui il marchio Sharp è dotato, come ad esempio:

  • Multifunzione Sharp. Grazie al tasto Cloud Portal Office presente sulle stampanti multifunzione, con una semplice registrazione si può iniziare a stampare, salvare e condividere i documenti.
  • Monitor interattivi che consentono di visualizzare file a grandi dimensioni.

Altre caratteristiche proprie di questo servizio sono:

  • Tracciamento completo e versione dei file con roll-back
  • Controllo di virus su tutti i file caricati
  • OCR e indice sui file scansionati e caricati
  • Ricerca avanzata dei file.

Cloud Portal Office di Sharp: AARON Technology un valido partner

Per le aziende che si affidano a Cloud Portal Office di Sharp sarà possibile godere sin da subito dell’importanza della riduzione dei costi fissi, mantenendosi al contempo competitive e all’avanguardia sul mercato.

Rivolgendosi ad AARON Technology di Milano è possibile dotarsi di questo innovativo sistema per la gestione e la conservazione dei documenti.

Contattaci telefonicamente o compilando l’apposito modulo di richiesta informazioni, per saperne di più sui nostri software di archiviazione documenti e su tutti i servizi a essi correlati.



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