20 Ago 2021 - Aggiornato il: 06 Settembre 2021

Software di Accounting PaperCut: taglia i costi di stampa

Le aziende consumano ogni giorno una quantità elevata di carta, tale da appesantire considerevolmente le spese di gestione. Alcune ricerche evidenziano come gli italiani stampino in media 32 pagine di documenti al giorno, di cui ben il 60% va sprecato.

Adottare dei sistemi innovativi che permettano di risparmiare carta è una scelta sempre più accolta da aziende interessate a fare la differenza: monitorare il consumo di carta non permette solo una diminuzione delle spese di gestione ma anche il rispetto dell’ambiente che ci circonda.

In quest’ottica nasce il software di Accounting PaperCut, un sistema all’avanguardia che consente, grazie al controllo dei consumi di carta, di alleggerire i costi totali dell’azienda. Grazie a PaperCut le aziende ottengono un risparmio fino al 40% nella rispettiva voce di bilancio ed è per questo motivo che il sistema è attualmente usato da più di 50.000 aziende, in più di 100 Paesi.

I benefici del software appaiono evidenti già nell’immediato: incoraggiando a un uso responsabile delle risorse primarie, le aziende non avranno più alcuna incognita riguardo l’effettivo utilizzo della carta, grazie ai continui monitoraggi effettuati da PaperCut.

Qualunque sia l’azienda – piccola, media o grande – il software di Account garantisce ottimi risultati: collegandolo ai dispositivi di stampa, comprese le stampanti multifunzione, il sistema supervisiona ogni documento prima della stampa.

L’azienda AARON Technology si occupa della vendita e del noleggio di stampanti multifunzione a prezzi vantaggiosi. Prodotti qualitativamente efficienti e integrati con sistemi di Account, altamente sicuri, come Papercut.

PaperCut: stampanti con software di Accounting

I costi derivanti dal consumo di carta delle stampanti sono elevati per le aziende. Di conseguenza, molte imprese hanno deciso di fare un salto di qualità orientandosi verso una soluzione di Print Management che garantisce una completa gestione e un monitoraggio costante di tutti i dispositivi di stampa presenti al loro interno.

Grazie a una continua evoluzione dei prodotti tecnologici, ad oggi è possibile investire in strumenti innovativi che offrono un sostanziale aiuto sia alle aziende sia, soprattutto, all’ambiente.

Ed è proprio per l’importanza di quest’ultimo fattore che sorgono i primi software di Account: tagliare i costi di stampa significa ridurre la quantità di sprechi di carta. Difatti, tutte le stampanti possono disporre di software di Account PaperCut godendo di notevoli benefici.

Vantaggi del software Papercut

I principali vantaggi che si possono riscontrare nell’uso di stampanti con software di Accounting come PaperCut sono:

  • Gestione e controllo. La soluzione di Print Management garantisce un totale monitoraggio dei costi, gestendo il traffico di ciascuna stampante e multifunzione presente nell’azienda. PaperCut permette di tracciare in tempo reale stampe, copie e scansioni effettuate.
  • Grazie al software di Accounting le stampanti prevedono l’autenticazione dell’utente per l’invio e il rilascio sicuro di tutti i documenti aziendali.
  • Possibilità di ottenere un report dettagliato tramite una funzione di programmazione. Ciò avviene con l’uso di qualunque browser, consentendo la creazione di documenti in formato PDF, HTML o Microsoft Excel;
  • BYOD (Bring Your Own Device). La gestione di tutti i dispositivi mobili in maniera semplice e sicura per IT Manager;
  • Riduzione degli sprechi. La soluzione di Print Management riduce notevolmente i consumi derivanti dalle stampanti multifunzione in termini di carta, di toner e di energia. Grazie all’impostazione di regole è possibile osservare le quote di stampa e di copia;
  • Gestione delle code di stampa. Tramite la modalità Follow-me, presente nelle stampanti con software di Accounting, sono garantite una flessibilità e una sicurezza nell’ottimizzazione dell’uso dei dispositivi;
  • Amministrazione user-friendly. Da qualunque postazione di rete è possibile accedere alla Console di Amministrazione da cui si possono eseguire operazioni di configurazione del software.

Nuove attività grazie al software Papercut

Le caratteristiche peculiari del software di Accounting PaperCut prevedono:

  • L’attivazione di criteri di stampa e di regole che consentono la stampa solo dei documenti desiderati;
  • La possibilità, tramite impostazioni di default, di stampare in modalità fronte/retro;
  • La facoltà di monitorare le stampe e i costi derivanti, per singoli utenti, per ufficio o per il dipartimento aziendale;
  • L’avviso di stampa per messaggi di posta elettronica a colori;
  • La funzionalità Find-me consente agli utenti di ritirare i documenti stampati da un dispositivo diverso da quello selezionato (per tale modalità si richiede l’autenticazione);
  • La possibilità di accedere a più di 80 report per il monitoraggio;
  • Il reindirizzamento delle stampe su dispositivi adeguati, suggerendo altre stampanti;
  • La stampa dai dispositivi portatili senza obbligo di installazione di driver;
  • La facoltà di informare l’utente riguardo al dispendio di costi;
  • La personalizzazione dell’interfaccia Web con l’Intranet aziendale, inserendo logo e testi desiderati;
  • La capacità di eliminare documenti stampati su formati di carta inadatti.

I vantaggi consentiti da PaperCut fanno intendere quanto tale software di Account sia efficiente. Nonostante la sua intelligenza strumentale, l’installazione e l’uso sono molto più semplici rispetto ai molteplici software presenti sul mercato. Dopo l’installazione di PaperCut, il software rileva nell’immediato e in modo automatico tutte le stampanti e multifunzione presenti nell’azienda.

Oltre a tali virtù, un fattore determinante di PaperCut è quello di garantire una assoluta sicurezza per le stampanti multifunzione che sono particolarmente soggette a cybercrimini, a causa di inadeguati controlli del flusso documentale ma, soprattutto, in quanto collegate a molteplici dispositivi aziendali (il che rende le stampanti particolarmente sensibili agli attacchi).

Integrare le stampanti con un software di account rappresenta la migliore difesa aziendale.

Con PaperCut MF, ogni singola pagina diventa ben gestita

Nel ventaglio di proposte di software PaperCut a disposizione dell’utenza business, PaperCut MF è senza ombra di dubbio una delle opzioni che possono essere considerate di punta. Ideale per contesti professionali di qualsiasi dimensione, PaperCut MF è una soluzione di Print Management all-in-one che permette di gestire operazioni quali la stampa, la scansione, la copia, l’invio e la ricezione di fax nel modo più semplice possibile. Si tratta di un software che offre una serie di funzionalità di stampa intelligenti, grazie alle quali è possibile non solo abbattere i costi di stampa ma anche assicurare una gestione documentale molto efficace a qualsiasi impresa, a prescindere dalla sua entità e dal settore di competenza.

Grazie a una soluzione di Print Management come PaperCut MF si possono realizzare operazioni di stampa intelligenti capaci di supportare la gestione documentale di un’impresa in maniera ottimale.

Qualche esempio concreto? Attraverso PaperCut MF è possibile:

  • Controllare le impostazioni delle diverse operazioni con potenti funzionalità come il Job Ticketing e il rilascio della stampa sicuro;
  • Tracciare tutte le attività di stampa in modo tale da mettere in atto policy aziendali che consentano di ridurre lo spreco dei materiali di consumo, aprendo la strada a una stampa più consapevole e a un maggiore rispetto per l’ambiente;
  • Usufruire di procedimenti di configurazione facili e user-friendly, indipendentemente che si tratti di una o di centinaia di stampanti multifunzione;
  • Inviare i documenti scansionati direttamente ai servizi di Cloud Storage utilizzati in azienda, inclusi OneDrive, Google Drive e svariate altre soluzioni;
  • Sincronizzare la operazioni anche con la stampa 3D;
  • Favorire un comportamento responsabile tra i dipendenti e i collaboratori dell’impresa, incoraggiando la stampa fronte/retro e scoraggiando la stampa di e-mail, nel pieno rispetto dell’ambiente;
  • Assegnare quote e budget fissi a utenti, reparti o gruppi di lavoro;
  • Ottimizzare la protezione dei documenti mandati in stampa, proteggendo le informazioni end to end mediante firme digitali e Watermarking;
  • Consentire la sempre più diffusa stampa da mobile e BYOD.

Quello appena elencato è un insieme di caratteristiche che rendono la stampa con PaperCut MF estremamente funzionale non solo in un’ottica di ottimizzazione della gestione documentale aziendale ma ben oltre. Vale infatti la pena ricordare come simili tecnologie si dimostrino alleate dell’ambiente in un momento storico in cui la sua tutela appare di primaria rilevanza per il futuro del nostro Pianeta.

Operazioni di stampa intelligenti, vere alleate dell’ambiente

Se non si adottano accorgimenti mirati l’impatto ambientale delle stampanti multifunzione che si usano nelle comuni attività aziendali possono essere molto elevati, non solo sotto il profilo energetico ma anche rispetto ai materiali di consumo. Permettendo delle operazioni di stampa intelligenti, i software di Accounting PaperCut consentono di fare la differenza, riducendo sensibilmente l’impronta ecologica che può derivare dall’utilizzo quotidiano delle stampanti multifunzione.

A prescindere dalla possibilità di monitorare i processi di stampa nel loro complesso, grazie a queste soluzioni l’utente viene via via educato a un corretto utilizzo delle stampanti, in modo tale da sfruttare tutte quelle funzioni che permettono di risparmiare tanto carta quanto toner e cartucce.

Il solo utilizzo della funzione di stampa fronte/retro consente di risparmiare ben il 50% della carta, contribuendo così in maniera proattiva alla alla salute del nostro Pianeta. Molto spesso, quando si lavora in un ufficio, si fa inoltre una certa fatica ad abbandonare la cattiva abitudine di stampare anche documenti non necessari. Il classico esempio è quello delle e-mail. Per farsi un’idea più precisa sulla questione, si stima che ogni impiegato ogni anno stampi mediamente sui 10 mila fogli. Un numero impressionante se moltiplicato per tutti i dipendenti del Pianeta. Ma la cosa peggiore da puntualizzare a riguardo è che circa l’80% dei documenti stampati non vengono mai più consultati a seguito della stampa. Uno spreco totalmente fuori luogo, insomma.

Partendo da questi presupposti, si può intuire come una soluzione di Print Management, grazie alla sua capacità di scoraggiare i processi di stampa inutile, possa essere di grande supporto in una corretta gestione documentale finalizzata ad abbattere ogni eventuale inutile spreco. Con l’adozione del PaperCut l’ambiente ringrazierà. Così come l’economia aziendale nel suo complesso.

Noleggio di stampanti multifunzione: perché conviene

Se si vuole ridurre ulteriormente i costi di stampa aziendali, puntare su soluzioni di noleggio costituisce la scelta più adatta. Oltre a prevedere la possibilità di integrare soluzioni di Print Management come PaperCut per la gestione delle macchine prese a nolo, una simile opzione offre alle imprese una serie di vantaggi economici, ma anche pratici, che consentono di ottimizzare la gestione documentale tra le mura aziendali.

Vale innanzitutto la pena sottolineare che tra le voci abitualmente incluse in un contratto di noleggio di stampanti multifunzione c’è anche l’assistenza tecnica. Di fronte a ogni possibile problematica che può interessare la stampante presa a nolo, dal malfunzionamento alla sostituzione di componenti rotte, ogni intervento di assistenza tecnica ricade sul fornitore del servizio, manlevando così l’impresa cliente da costi inattesi e, spesso, di una certa portata.

In genere, accanto alla assistenza tecnica, le formule di noleggio della stampante comprendono la sostituzione dei materiali di consumo, nello specifico delle cartucce e dei toner esausti, con il relativo smaltimento degli stessi a norma.

Altro plus di rilievo correlato all’adozione di un contratto di noleggio della stampante è quello di poter usufruire di macchine costantemente aggiornate. Come ben sappiamo, la tecnologia muta velocemente e restare al passo con i tempi può diventare oneroso per una impresa che decide di acquistare delle stampanti multifunzione da adottare nella propria attività. Scegliendo il noleggio della stampante al posto dell’acquisto, si elimina del tutto il rischio per l’azienda di restare vincolata a un dispositivo non più in linea con le innovazioni tecnologiche del momento e, di conseguenza, con le stesse esigenze di competitività nei confronti del mercato. Grazie al noleggio di stampanti multifunzione, un’impresa può disporre costantemente delle migliori macchine per l’utenza business, accrescendo la propria produttività e facendo risparmiare tempo prezioso ai propri collaboratori. A beneficio, ancora una volta, dell’economia aziendale.

Il tutto dietro il comodo pagamento di un canone mensile previamente accordato con il proprio fornitore di fiducia e per questo svincolato da costi imprevisti. Una soluzione appositamente pensata per imprese che desiderano restare al passo con l’innovazione, riuscendo nel contempo ad abbattere i propri costi gestionali e, dettaglio altrettanto importante, a rispettare l’ambiente.

AARON Technology: sicurezza stampanti multifunzione

AARON Technology offre una vasta gamma di dispositivi per la stampa e copia, a marchio Sharp, Epson, Kyocera e Brother.

Con prodotti sempre più all’avanguardia AARON Technology garantisce ai propri clienti efficienza e qualità, proponendo i migliori dispositivi di stampa tecnologici sul mercato. L’azienda, inoltre, permette a imprese e società di poter adottare un servizio rivoluzionario per ridurre ulteriormente i costi di gestione, il consumo di carta e di energia grazie al noleggio di stampanti multifunzione a prezzi vantaggiosi.

Contattaci per avere maggiori informazioni sui prodotti di AARON Technology. Grazie alla presenza di un team specializzato nel settore, ti consiglieremo i prodotti più adeguati per le esigenze della tua azienda, oppure scrivici tramite il form e risponderemo a ogni tuo dubbio.

Attraverso l’integrazione delle nostre stampanti multifunzione con software di Account garantiamo una completa sicurezza dei flussi documentali e un adeguato monitoraggio dei consumi. I risultati che otterrai non tarderanno a manifestarsi.



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