Software di gestione documentale buoni motivi per usarlo nella tua azienda
14 Lug 2021 - Aggiornato il: 02 Agosto 2021

Software di gestione documentale: buoni motivi per usarlo nella tua azienda

In piena epoca di digitalizzazione è impensabile per un’azienda procedere con una conservazione dei documenti esclusivamente cartacea. Non solo perché una simile scelta comporta inevitabilmente dei livelli di spreco molto elevati.

Calata nella operatività di ogni giorno, una gestione dei documenti aziendali unicamente analogica determina una serie di rallentamenti. Una corretta archiviazione digitale consente invece di ottimizzare il flusso produttivo, rendendo accessibili i documenti aziendali a qualsiasi collaboratore e supportando di conseguenza la sempre più diffusa operatività in Smart Working.

A partire da questi presupposti, nei prossimi paragrafi approfondiremo il tema della conservazione digitale dei documenti aziendali.

Scopriremo inoltre i motivi per cui l’uso di un software di gestione documentale può semplificare sensibilmente il lavoro di un’impresa, sia essa di piccole, medie o grandi dimensioni.

Che cosa si intende per conservazione digitale

Ogni impresa è chiamata a gestire, organizzare, archiviare e condividere con i propri collaboratori una enorme mole di documenti aziendali. In passato l’intero processo, definito “archiviazione documentale”, veniva eseguito in modalità esclusivamente cartacea.

I progressi tecnologici avvenuti nel corso degli anni hanno permesso di rendere questa pratica sempre più snella, consentendo di mettere in atto un tipo di conservazione digitale.

Quando si parla di conservazione digitale l’errore che si compie in molti casi è tuttavia quello di credere che dietro a questa procedura di archiviazione e di conservazione dei documenti si celi semplicemente un processo di dematerializzazione con cui si sostituisce il materiale cartaceo con analoghe versioni informatiche.

In realtà questo tipo di gestione dei documenti viene usata anche per tutti i materiali che nascono già in formato digitale.

Conservazione dei documenti in formato digitale: i vantaggi

Procedere con una conservazione dei documenti in formato digitale offre svariati vantaggi alle imprese che decidono di adottare questa soluzione nella propria operatività.

Il tutto avviene attraverso l’adozione di apposite soluzioni di gestione documentale che permettono di velocizzare il workflow aziendale nel suo complesso e di realizzare una conservazione dei documenti efficiente e pienamente sicura.

Ma scopriamo i principali benefici che si possono trarre dalla conservazione digitale della documentazione aziendale. Una simile procedura di gestione dei documenti:

  • favorisce un taglio dei costi, consentendo di ridurre il consumo di carta oltre che lo spazio necessario per la conservazione dei vari faldoni;
  • garantisce un risparmio in termini di tempo grazie alla più rapida accessibilità ai documenti;
  • supporta in maniera funzionale il lavoro agile poiché il materiale, se gestito mediante sistemi di archiviazione documentale in Cloud, può essere consultabile ovunque da chiunque abbia accesso a esso;
  • assicura una rintracciabilità nel tempo di tutti i documenti e di tutte le informazioni dell’impresa favorendo la massima efficienza organizzativa in termini di modernità gestionale, rapidità e disponibilità;
  • si basa su sistemi di gestione documentale altamente tecnologici che garantiscono il massimo livello di sicurezza negli accessi oltre che un migliore controllo sui documenti archiviati.

Caratteristiche di un software di gestione documentale

Come abbiamo accennato poc’anzi l’archiviazione e la conservazione digitale dei documenti aziendali può essere messa in atto grazie all’adozione di specifiche soluzioni di gestione documentale. Si tratta più nel dettaglio di appositi software, definiti in termini tecnici come DMS (Document Management Systems), la cui finalità è quella di semplificare la gestione e l’organizzazione dei file.​

Ogni giorno nelle imprese viene prodotta un’enorme quantità di documenti. Un software di gestione documentale diviene allora il sistema più efficace per gestirli e per organizzarli nel migliore dei modi, rendendoli così facilmente fruibili a tutti i comparti operanti nell’azienda.

Un software di gestione documentale non si limita a supportare l’impresa in una corretta archiviazione dei propri documenti, siano essi nativi digitali o originariamente cartacei.

Una simile tecnologia consente di realizzare qualsiasi genere di attività sui vari documenti conservati, a partire dalla possibilità di categorizzarli fino a fornire una indicizzazione pratica e fruibile che assicura la massima rapidità nel reperimento del materiale archiviato e delle informazioni in esso contenute.

Gli ulteriori plus dei sistemi di gestione documentale

Oltre a garantire una corretta archiviazione dei documenti e una loro più semplice fruizione, un software di gestione documentale presenta ulteriori buoni motivi per essere adottato in un’impresa.

Una volta caricati i documenti aziendali, il sistema permette ad esempio di seguirli nel loro intero ciclo di vita, dando l’opportunità di rileggerli, di rivederli e di modificarli ogni qualvolta si manifesti la necessità di intervenire su di essi.

Lo storico delle eventuali modifiche apportate viene inoltre mantenuto per rendere possibile un controllo costante sulla documentazione.

Come ulteriore plus, un software di gestione documentale consente di attribuire a tutta la documentazione aziendale valore legale, dando l’opportunità di inserire la firma digitale e la marcatura temporale, due parametri essenziali per una conservazione digitale a norma di legge.

L’unione della firma digitale e della marca temporale permette infatti di mantenere invariati nel tempo l’immodificabilità, l’autenticità, la reperibilità, la sicurezza, la leggibilità e l’integrità dei diversi documenti conservati.

In ultimo, grazie a questo tipo di soluzioni di gestione documentale, per l’impresa c’è anche la possibilità di godere del massimo grado di protezione dei dati e di gestione della privacy. I software permettono infatti di garantire l’accesso alla documentazione archiviata solo a determinate persone o a specifici gruppi di lavoro.

Le proposte di sistemi di gestione documentale disponibili sul mercato sono svariate. Alla propria clientela business, AARON Technology offre una soluzione innovativa come M-FILES, un software per l’archiviazione e la conservazione dei documenti ideale per l’ambito professionale poiché multiaziendale, multilingua e multipiattaforma.

Oltre a essere integrabile con qualsiasi sistema informativo aziendale, questa soluzione ha il vantaggio di essere utilizzabile con i più comuni strumenti di Office Automation e di essere accessibile via web da qualunque browser ma anche su smartphone e tablet con sistema operativo iOS e Android.

Uno strumento come M-FILES ha quindi tutte le carte in regola per accompagnare efficientemente ogni impresa nel processo di digitalizzazione in corso.

Soluzioni di gestione documentale per la tua impresa: rivolgiti ad AARON Technology

Se per la tua azienda sei alla ricerca di efficienti sistemi di gestione documentale, puoi fare affidamento su AARON Technology.

La nostra è una realtà di Milano che da anni è impegnata nella fornitura di tecnologie per la conservazione digitale dei documenti aziendali ma anche di altri prodotti per l’operatività professionale, incluse stampanti e fotocopiatrici che proponiamo in vendita o con comodi contratti di noleggio.

Nel caso in cui tu voglia implementare un valido sistema di gestione documentale nel tuo contesto lavorativo, non esitare a contattarci per chiederci maggiori informazioni o per un preventivo personalizzato in base alle tue specifiche esigenze. Saremo lieti di aiutarti a gestire il tuo workflow operativo in modo pratico, semplice e totalmente sicuro.



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