Stampa mobile e archiviazione documentale Cloud per un ufficio agile e competitivo
20 Set 2021 - Aggiornato il: 04 Ottobre 2021

Stampa mobile e archiviazione documentale Cloud: per un ufficio agile e competitivo

L’attuale quadro parla con chiarezza a riguardo. È lampante che oggi come oggi il mondo del lavoro stia divenendo sempre più dinamico e in movimento. Dopo l’esperienza del Covid-19, lo Smart Working si è tramutato ormai in una realtà consolidata e adottata da quasi ogni ufficio. Un nuovo modo agile di intendere l’operatività che negli anni a venire è destinato ad affermarsi in una continua spinta propulsiva. Di fronte a un simile contesto qualsiasi attività svolta in ufficio deve per forza di cose adattarsi. Ma come?

La risposta è semplice e, come spesso accade, viene dalle innovazioni che ci sono offerte dalla tecnologia. In tal senso, ci sono in particolare alcune soluzioni IT per aziende che allo stato attuale risultano indispensabili. È il caso dei prodotti e dei sistemi destinati alla stampa mobile e all’archiviazione documentale Cloud. Nei prossimi paragrafi conosceremo più da vicino questo tipo di soluzioni IT per le aziende, scoprendone funzionalità e vantaggi.

Mobile Printing: quando la stampa è in mobilità

Al giorno d’oggi il concetto di ufficio è stato del tutto rivoluzionato. Non si può più pensare esclusivamente a un contesto operativo di tipo tradizionale, accolto nel perimetro di un ambiente fisso e chiuso. L’ufficio di oggi è divenuto anche in mobilità, con professionisti sempre in viaggio o che comunque operano da remoto. Ne consegue che il Mobile Printing, quindi la stampa mobile, si sia tramutata in una esigenza ordinaria che, per il suo regolare svolgimento, necessita di soluzioni dedicate allo scopo. Ci riferiamo più esattamente alle stampanti portatili. Dipendenti e professionisti di vario grado che collaborano a distanza con un’azienda devono difatti essere equipaggiati con uno strumento capace di permettere loro di stampare senza alcun limite di tempo né tantomeno spaziale.

In genere, le soluzioni per la stampa mobile sono contraddistinte da una enorme versatilità. Si tratta di strumenti compatti, leggeri, facilmente fruibili ma nel contempo resistenti, efficienti e affidabili che assicurano importanti benefici ai propri utilizzatori.

Buoni motivi per adottare soluzioni per stampare da cellulare o da tablet

Quando parliamo di Mobile Printing non ci riferiamo solamente alla stampa in mobilità dal classico PC. Oggi come oggi, buona parte dei lavoratori e dei professionisti che collaborano con un’azienda utilizzano anche dispositivi come smartphone e tablet per svolgere le loro mansioni ordinarie. Per questo motivo, il concetto di “Mobile Printing” si amplia alla necessità di riuscire a stampare da cellulare o da tablet.

L’adozione da parte delle aziende di soluzioni IT appositamente ideate per rendere possibile la stampa mobile da qualsiasi dispositivo rappresenta in tal senso un investimento ad alto profitto in virtù dei vantaggi ottenibili nell’operato di ogni giorno. Facciamo qualche esempio concreto per capirne ulteriormente il valore.

Si pensi a dei commerciali con l’esigenza di stampare rapidamente dei documenti da mostrare a dei clienti dell’impresa. Oppure a dei tecnici che debbano consegnare nell’immediato un rapporto di servizio o una fattura a seguito di un intervento di assistenza. O ancora a dei collaboratori che necessitino di una copia cartacea di un accordo appena stretto. I contesti che possono prevedere la necessità di procedere con la stampa mobile sono innumerevoli. Da ciò si intuisce il motivo per cui avere a propria disposizione una soluzione appositamente pensata per il Mobile Printing aiuti a fare la differenza, favorendo l’efficienza, aumentando la produttività e garantendo un significativo vantaggio in termini di sicurezza. L’uso di una periferica di stampa personale, d’altronde, evita ai collaboratori di una impresa di doversi connettere a dispositivi esterni alla rispettiva attrezzatura informatica, consentendo quindi di tutelare dati che sono spesso riservati o sensibili.

Soluzioni per la stampa mobile: alcuni esempi

Una volta appurato che poter stampare in mobilità rappresenta un tipo di necessità imprescindibile in piena epoca di lavoro agile, scopriamo insieme alcune tra le più valide soluzioni di Mobile Printing a oggi disponibili per l’utenza business.

Il Mobile Printing secondo Brother

Allo stato attuale, uno dei grandi marchi più promettenti per la stampa mobile è senza ombra di dubbio Brother. Appartengono al noto Brand alcune tra le migliori stampanti specificatamente pensate per il Mobile Printing che sono disponibili nel mercato dei dispositivi IT a uso professionale. Si tratta di soluzioni IT per le aziende altamente tecnologiche che fondono in un’unica periferica caratteristiche quali la leggerezza, la flessibilità e la versatilità, dimostrandosi al medesimo tempo robuste e durevoli nel tempo.

Un interessante vantaggio offerto dalle stampanti portatili a marchio Brother si riscontra nella leggibilità dei documenti che dura fino a cinque anni. Siamo di fronte a una tempistica importante per qualsiasi impresa, se si considera che si tratta di un termine considerato necessario per le certificazioni.

Mail2Print

Mail2Print è un’altra valida alternativa che può essere utilizzata dai professionisti che necessitano di uno strumento efficace per la stampa in mobilità. Entrando più nel dettaglio. si tratta di una soluzione che consente di stampare da cellulare o da tablet ma anche dal classico PC in maniera semplice quanto funzionale. In concreto, l’utente che fa uso di questa modalità deve limitarsi a inviare i file da stampare, di qualunque formato essi siano, a un indirizzo e-mail preconfigurato.

L’indirizzo e-mail in questione viene gestito mediante un software dedicato che risiede su un server appartenente alla rete aziendale dell’utente. L’unica funzionalità che si richiede per procedere con una soluzione di questo tipo è che il dispositivo da cui viene lanciato il processo di stampa sia regolarmente dotato di e-mail. Per il resto, l’opzione Mail2Print non necessita di altre feature, come ad esempio l’installazione di una apposita applicazione o di driver aggiuntivi. Mail2Print è quindi una soluzione per la stampa mobile assolutamente pratica, efficiente e immediata.

Archiviazione documentale Cloud: perché è importante all’epoca dello Smart Working

Smart Working e Cloud Computing sono due concetti strettamente correlati l’uno all’altro. Il lavoro agile è d’altronde reso attuabile da una serie di innovazioni tecnologiche che consentono a dipendenti e a professionisti di svolgere le proprie mansioni quotidiane da remoto. Sotto questo punto di vista, un supporto di notevole rilevanza è fornito dal Cloud Computing e da tutto ciò che ruota attorno a questa tecnologia che ha fatto anch’essa la sua parte nel rivoluzionare il modo di lavorare.

L’archiviazione documentale in Cloud, in particolare, permette a qualsiasi collaboratore di una impresa di gestire la propria attività a distanza, accedendo in ogni momento e da qualsiasi luogo ai file aziendali necessari per svolgere le proprie mansioni, con la possibilità non solo di leggerli e di aggiornarli ma anche di condividerli con i rispettivi colleghi.

Cerchiamo ora di approfondire meglio le funzionalità di queste soluzioni IT per le aziende e i vantaggi che esse sono in grado di fornire all’atto pratico.

Soluzioni hardware e software per la conservazione digitale dei documenti

Parlando di soluzioni di archiviazione documentale Cloud, ci si riferisce a specifiche tecnologie appositamente pensate non solo per la conservazione digitale dei documenti ma anche per la loro fruizione a distanza tra un numero variabile di utenti. In concreto, si tratta di veri e propri spazi online in cui i file di un utente, nel nostro contesto un’impresa, vengono caricati e conservati come accade su un classico hard disk fisico di un computer. Nel caso specifico, però, il Cloud è uno spazio di archiviazione accessibile online in qualsiasi momento che permette di sincronizzare i propri file in un unico luogo senza dover utilizzare altri dispositivi esterni. A seconda del livello di permessi attribuiti all’utente, l’ambiente Cloud consente inoltre l’eventuale modifica dei documenti conservati.

Da un punto di vista tecnico, siamo perciò di fronte a soluzioni hardware e software distribuite e virtualizzate sul web che costituiscono un supporto di grande efficacia per tutti quei professionisti e quei lavoratori operanti costantemente in mobilità.

Sistemi di conservazione dei documenti in Cloud

Considerati i continui sviluppi che avvengono a livello tecnologico, l’attuale mercato propone numerosi sistemi di conservazione dei documenti in modalità Cloud. Tra i più funzionali a oggi disponibili per le tipologie di utenze business c’è Cloud Portal Office di Sharp, una soluzione software di gestione documentale pensata per le esigenze delle piccole e medie imprese, economica, scalabile e facile da usare.

Nel ventaglio di sistemi di conservazione dei documenti in ambiente Cloud, possiamo dire che una opzione come quella proposta dal marchio Sharp presenta una marcia in più. In effetti, il prodotto è in grado di distinguersi dalle abituali soluzioni hardware e software ideate per la gestione documentale, grazie a una serie di funzioni mirate a potenziare la produttività aziendale, rendendo più semplice gestire i diversi file in modo sicuro, protetto ed efficiente.

In particolare, in un sistema come Cloud Portal Office:

  • l’archiviazione dei file avviene su server contraddistinti da elevatissimi livelli di sicurezza e tutti ospitati all’interno del territorio dell’UE;
  • ogni singolo file archiviato può essere monitorato in maniera costante anche nei minimi cambiamenti apportati dai vari utenti che interagiscono con esso, con l’opzione di recuperare tutte le versioni precedenti.

Si tratta di due caratteristiche particolarmente apprezzate dalle realtà professionali che hanno scelto questo strumento come ambiente per la conservazione digitale dei documenti aziendali.

Inoltre, considerato che Cloud Portal Office è disponibile come soluzione “Software as a Service”, non necessita di nessun tipo di investimento iniziale correlato alla sostituzione o all’acquisto di nuovi server. Che si tratti di supportare un solo gruppo di lavoro o un’intera azienda, basta semplicemente acquistare il numero di abbonamenti per le specifiche esigenze. Si tratta insomma di una formula flessibile e sicuramente conveniente.

Vale anche la pena ricordare che Cloud Portal Office di Sharp è allineato ai tempi odierni e rende perciò possibile la gestione documentale da dispositivi mobile, mediante un’App che garantisce un’esperienza user-friendly, indipendentemente dal sistema operativo usato (iOS o Android).

In Cloud Portal Office è per di più possibile impostare degli account ospiti temporanei, in modo da renderlo accessibile a un numero maggiore di utenti.

Integrazione con la lavagna interattiva Sharp Big Pad

Nell’ottica di una modalità operativa che privilegi l’interazione tra utenti a vario livello, Cloud Portal Office prevede l’integrazione con la lavagna interattiva Sharp Big Pad, usata molto di frequente nei contesti professionali in occasione di meeting di ogni genere.

Si tratta di un ulteriore vantaggio fornito da una soluzione come Cloud Portal Office che dà spazio a una serie di utili funzionalità capaci di ottimizzare il tipico contesto di una riunione di lavoro. Grazie all’integrazione tra l’ambiente Cloud e la lavagna interattiva Sharp BIG PAD è ad esempio possibile visualizzare presentazioni o qualsiasi tipo di documento in un formato a elevata qualità, in modo tale da renderli perfettamente visibili a tutti i partecipanti all’incontro. I partecipanti possono a loro volta effettuare delle eventuali modifiche sui documenti. A fine riunione, il file con tutte le modifiche apportate può essere salvato direttamente nell’ambiente Cloud, con la certezza che non sia persa nessuna nota e così da averlo sempre a disposizione, a prescindere da dove ci si trovi.

Con questa soluzione di archiviazione documentale Cloud, in definitiva, l’ufficio diviene “agile” nel senso letterale del termine. Inoltre, l’azienda ne guadagna in termini di competitività nel mercato. È innegabile, del resto, il fatto che una impresa per mantenersi concorrenziale debba sapersi attrezzare con le più innovative tecnologie a disposizione dell’utenza business. Ora più che mai, se si considera che siamo nel pieno del processo di digitalizzazione. Chi resta indietro rischia di pagarne pegno. Seriamente o, nella peggiore delle ipotesi, irreparabilmente.

Soluzioni IT per le aziende: affidati all’esperienza di AARON Technology

AARON Technology è una realtà specializzata nella fornitura di soluzioni IT per aziende di ogni settore e di ogni dimensione. Non ci limitiamo a proporre dispositivi per la stampa e innovative tecnologie per l’archiviazione documentale in Cloud ma anche altri prodotti e servizi essenziali per l’operatività di qualunque impresa. Ci occupiamo ad esempio di vendita e di noleggio di stampanti multifunzione con prezzi decisamente concorrenziali.

Nel nostro ventaglio di stampanti portatili o di classiche stampanti multifunzione puoi trovare alcuni dei migliori modelli di rinomati marchi della stampa professionale come Sharp, Epson, Brother e Kyocera.

Pur essendo la nostra sede a Milano, noi di AARON Technology operiamo in tutto il territorio lombardo. Tienici quindi in considerazione per le esigenze IT della tua azienda e, per qualsiasi informazione, non esitare a contattarci.



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