16 Ago 2021 - Aggiornato il: 06 Settembre 2021

Stampante sicura in ufficio: sai come proteggere la tua azienda?

Per proteggere la propria privacy sui dispositivi presenti all’interno dell’azienda, è necessario adottare differenti norme di sicurezza.

In molti sottovalutano un rischio tutt’altro che indifferente, ossia quello dei cybercrimini che possono interessare anche gli strumenti di stampa. Ebbene, stampanti e fotocopiatrici, in termini di tutela dei dati, si può dire abbiano la stessa importanza di PC, smartphone e tablet.

Mantenere una stampante sicura, così come proteggere altri strumenti (come la fotocopiatrice) con psw (password), è il primo step utile che un’azienda dovrebbe considerare per evitare di incorrere in una perdita o compromissione dei propri dati.

Ma come rendere una stampante sicura sotto il profilo della privacy e della corretta gestione dei dati? Cerchiamo di scoprirlo insieme.

Lo status quo degli attacchi informatici in Italia

Per rendersi conto dell’entità della questione, vale la pena soffermarsi per qualche istante su quelli che sono i dati relativi agli attacchi informatici nel nostro Paese. Nel corso degli ultimi anni, le azioni malevole da parte dei cybercriminali sono aumentate in maniera esponenziale tanto in Italia quanto a livello globale. I dati sensibili di Enti pubblici e aziende fanno sempre più gola ai criminali della rete, comportando gravi conseguenze alle vittime di turno. Si pensi, a puro titolo di esempio, a quanto accaduto di recente alla Regione Lazio che, a causa di un attacco hacker ai propri sistemi informatici, ha visto compromettere l’uso di svariati servizi e applicazioni essenziali per il cittadino.

Il già delicato quadro italiano è peggiorato nel corso dell’ultimo anno e mezzo. Lo stato emergenziale correlato al Covid-19 ha contribuito a influenzare pesantemente la sicurezza informatica nel nostro Paese. L’aumento dei lavoratori in Smart Working ha infatti creato un vero campo fertile per il cybercrime, mettendo sempre di più sotto la luce dei riflettori l’importanza cruciale di accrescere il livello di protezione dei dati oltre che quello dei documenti riservati in seno a Enti, aziende e organizzazioni di vario tipo.

Come rilevato da esperti della Cyber Security, l’incremento degli attacchi informatici in Italia si deve soprattutto alla diffusa mancanza di una cultura digitale e alla inadeguatezza con cui aziende ed Enti pubblici proteggono dati sensibili, documenti riservati e sistemi IT. Da questo contesto non sono escluse le stampanti multifunzione.

Sicurezza di stampanti e multifunzione: cosa dice la normativa

Come per ogni sistema connesso alla Rete, anche le stampanti – in particolare quelle multifunzione – possono essere soggette a virus e malware, tali da compromettere irrimediabilmente la sicurezza di dati sensibili, sia dei clienti che dei dipendenti di un’azienda. Non solo, le azioni degli hacker possono comportare un furto d’identità, truffe di vario genere, alterazioni e diffusione dei dati.

In questo senso, riconoscendo l’importanza della protezione dei dati e delle informazioni, nella primavera 2018, la Commissione Europa ha decretato un apposito regolamento relativo alla privacy. È stato per l’esattezza stabilito che tutte le aziende devono disporre di adeguati sistemi di sicurezza che tutelino i dati personali dei cittadini residenti nell’Unione Europea, soprattutto per quelle imprese che dispongono di informazioni sensibili legate all’ambito legale e fiscale.

Ammettendo che tale problema esiste e sussiste, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation), meglio noto come GDPR, in caso di perdita di dati prevede l’obbligo legale da parte del titolare dell’azienda di chiamare le autorità nazionali entro 72 ore. Se ciò non dovesse avvenire, rischierebbe di incorrere in sanzioni come:

  • una ammonizione scritta in caso di una intenzionale mancata osservanza;
  • accertamenti periodici sulla protezione dei dati;
  • sanzioni da 10 milioni a 20 milioni di euro.

Tutti coloro che non dispongono di una stampante sicura o di una fotocopiatrice con psw devono quindi correre subito ai ripari, onde evitare grosse problematiche che potrebbero mettere a rischio la sopravvivenza stessa della propria impresa.

L’azienda AARON Technology, per salvaguardare le stampanti multifunzione dei propri clienti, dispone di molti strumenti come la crittografia e l’autenticazione, così da garantire a medie e grandi imprese una totale protezione dei dati e dei propri documenti riservati. Inoltre, le aziende hanno la possibilità di affidarsi al servizio di noleggio stampanti multifunzione a prezzi modici, per aumentare ancor di più i livelli di sicurezza delle macchine destinate al proprio comparto stampa.

Stampante sicura e fotocopiatrice con psw: come?

Non è una novità che molte aziende di elevata importanza vengano attaccate dagli hacker periodicamente, con conseguenze in genere piuttosto gravi. Ciò è dovuto alla mancanza nei propri dispositivi informatici di livelli di sicurezza adeguati contro virus e malware, capaci di sovvertire qualsiasi sistema. Considerando che le stampanti multifunzione sono formate da CPU, RAM, Hard Disk, schede rete e Wireless – come gli altri dispositivi – è opportuno per le imprese seguire dei semplici passi per assicurarsi di essere in possesso di una stampante sicura.

Le aziende, difatti, sottovalutano i rischi provocati da una stampante non configurata in modo corretto o comunque sprovvista di sistemi di monitoraggio che permettano di eludere le minacce di potenziali hacker. Tuttavia, qualsiasi sistema connesso in Rete può essere vittima di cybercrimini: dal PC ai dispositivi mobile, dalla stampante multifunzione alla fotocopiatrice. La mancanza di controlli e una inesatta configurazione delle stampanti multifunzione comportano danni economici di enorme portata e una conseguente perdita di fiducia da parte dei clienti.

Per evitarlo occorre accertarsi, come primo passo, che la stampante venga installata correttamente e provvedere a disabilitare ogni funzione non utilizzata così da prevenire possibili attacchi. Particolare attenzione deve essere rivolta alle stampanti multifunzione che, proprio a causa della loro connessione con molteplici dispositivi presenti nell’azienda, sono le più vulnerabili.

Come comportarsi in caso di possesso di una stampante laser multifunzione

Ma all’atto pratico quali accorgimenti si possono seguire per rendere una stampante sicura? Elenchiamo di seguito alcune misure che qualsiasi realtà professionale può mettere in atto per accrescere i livelli di sicurezza del proprio comparto stampa.

  • Fare attenzione alle password. Modificare periodicamente le password dei diversi dispositivi, scegliendo chiavi uniche per ciascun dispositivo in possesso (dal PC alla fotocopiatrice con psw).
  • Adottare dei sistemi di crittografia. Utili per dati sia in entrata/uscita che per quelli memorizzati nella stampante. Tali sistemi permettono alle informazioni di non essere lette da coloro che non conoscono l’esatta decifratura.
  • Implementare un sistema di protezione firewall per proteggere la Rete da virus.
  • Sfruttare i processi di autenticazione. Le stampanti dispongono di molteplici impostazioni che permettono di modificare la configurazione, la sicurezza ma anche password amministrative. Inoltre, le stampanti sono fornite di servizi come coda di stampa e memorizzazione dei processi. È consigliabile impostare delle password per proteggere i documenti inviati alla stampante, in modo tale che solo l’utente possa dare il comando di stampa.
  • Usare antivirus di ultima generazione. Ogni dispositivo che invia file alla stampante o alla multifunzione dev’essere protetto con antivirus e deve disporre di sistemi di monitoraggio.
  • Eseguire un monitoraggio costante dei vari dispositivi in uso. Aggiornare i dispositivi di Rete con versioni di App e firmware più recenti è un ottimo modo per avere una stampante sicura. Le vulnerabilità delle stampanti sono il pane quotidiano degli hacker.

La sicurezza di dati e delle informazioni, perciò, non è garantita solo dall’impiego di sistemi antivirus ma anche dal controllo dei documenti stampati: investire nella stampante laser multifunzione significa anche impegnarsi in una gestione e controllo costanti, al fine di evitare possibili compromissioni dei dati sensibili. Molte aziende si appoggiano al servizio di noleggio stampanti poiché garantisce una sicurezza completa, grazie anche al costante monitoraggio effettuato da parte del fornitore.

Stampante sicura in ufficio con il Pull Printing

Nella nostra serie di consigli per mantenere la stampante sicura in ufficio abbiamo già avuto modo di accennare ai sistemi di autenticazione che, con ogni probabilità, sono tra le misure più efficaci da adottare per accrescere i livelli di sicurezza del comparto stampa aziendale.

Sotto questo punto di vista, la tecnologia fornisce un supporto significativo alle imprese di ogni livello con funzionalità avanzate di cui le stampanti multifunzione di ultima generazione sono nella maggior parte dei casi dotate. È il caso del Pull Printing. Di cosa si tratta? Il Pull Printing è una particolare funzionalità che consente di stampare documenti, anche riservati, garantendo la massima protezione dei dati in ogni fase di stampa.

Grazie a questa particolare tecnologia, ogni singolo documento inviato in stampa può essere protetto sia attraverso la digitazione di un PIN, che sblocca il processo di stampa, oppure mediante una Smart Card da avvicinare alla stampante multifunzione per procedere con l’autenticazione dell’utente.

Si tratta di una modalità innovativa di gestire i procedimenti di stampa, così da garantire il massimo livello di protezione dei dati. Il funzionamento del processo è in realtà semplice ma estremamente valido. A seguito del lancio di una stampa, i documenti entrano in una sorta di coda virtuale ma vengono stampati esclusivamente dopo l’avvenuta autenticazione da parte dell’utente che ha avviato il processo di stampa. La stampa vera e propria avviene cioè solo nel momento in cui l’utente è effettivamente pronto al ritiro della documentazione che ha inviato in stampa.

Come è intuibile da quanto appena descritto, con una tecnologia come il Pull Printing i livelli di sicurezza della stampa in azienda crescono di molto, evitando prima di ogni altra cosa che documenti riservati vadano smarriti o cadano in mano a possibili malintenzionati, perché non raccolti da chi li ha mandati in stampa. Il Pull Printing garantisce infatti che tutti gli utenti si autentichino sulle stampanti multifunzione in uso, dimostrando di possedere le autorizzazioni opportune per poter procedere con il ritiro della documentazione, spesso importante e ricca di informazioni riservate.

A ben vedere si tratta di una funzione che permette anche di tagliare i costi di stampa poiché si evitano inutili sprechi di toner e di carta. In genere, le stampanti multifunzione a noleggio, essendo tra le più innovative del mercato, possiedono questo tipo di funzionalità che vale davvero la pena valutare per poter fruire di una stampante sicura in ufficio.

Accrescere i livelli di sicurezza, istruendo i dipendenti

Quelli che vi abbiamo fornito fino a questo momento, sono essenzialmente suggerimenti tecnici per rendere una stampante sicura in ufficio. Prima di concludere con la nostra serie di consigli, vale la pena soffermarsi su un altro aspetto importante di cui spesso ci si dimentica all’interno delle imprese. Ci riferiamo alla formazione dei propri dipendenti e collaboratori a vario titolo.

Sebbene la diffusione di dispositivi come le stampanti multifunzione, i PC, gli smartphone e i tablet sia ormai all’ordine del giorno in qualsiasi contesto professionale, ciò non significa che tutti gli utenti possiedano competenze adeguate per utilizzarli, soprattutto per ciò che concerne la sicurezza. Per questo motivo, oltre ad adottare appositi soluzioni IT per la protezione dei dati e dei documenti riservati, può risultare di grande utilità organizzare corsi dedicati alla sicurezza che illustrino come intervenire contro eventuali minacce o attacchi informatici. Una buona cultura digitale rientra infatti tra le armi strategiche da affiancare ai migliori prodotti tecnologici e a una opportuna consulenza da parte di esperti di Cyber Security per mettere la propria impresa a riparo da ogni possibile rischio.

Noleggio stampanti multifunzione: prezzi e vantaggi

Negli ultimi tempi si sta affermando sempre più la scelta da parte delle imprese di affidarsi al servizio di noleggio stampanti multifunzione sia per i prezzi vantaggiosi, sia per la questione relativa alla sicurezza dei dati.

Tale servizio non è solo conveniente rispetto all’acquisto ma implica anche l’installazione, la gestione dei materiali di consumo, la manutenzione e il monitoraggio, oltre alla disinstallazione, tutto ad opera dei rivenditori di stampanti multifunzione, permettendo così all’azienda di non dover pensare a come proteggere adeguatamente tutti i dispositivi.

Il noleggio di stampanti multifunzione consente di dotarsi di dispositivi innovativi, come la stampante laser multifunzione, senza che questi appesantiscano i conti di bilancio ma soprattutto senza perdere tempo e denaro a causa dell’uso di stampanti obsolete.

AARON Technology: stampante sicura

L’azienda AARON Technology riconosce l’importanza del possesso di una stampante sicura, così come di una fotocopiatrice con psw, all’interno della propria azienda. Per tale motivo, offre prodotti all’avanguardia che garantiscono la sicurezza dei dati, un’efficienza in termini funzionali e una conseguente riduzione dei costi di gestione ed energia.

Occupandosi della vendita di stampanti laser multifunzione, l’azienda s’impegna a non deludere le aspettative dei clienti, offrendo un servizio di noleggio stampanti multifunzione a prezzi competitivi sul mercato. Solo soluzioni innovative nel pieno rispetto dell’ambiente. AARON Technology dispone di prodotti Sharp, Epson, Kyocera e Brother adatti per ogni tipo di esigenza.

Il nostro team è inoltre in grado di affiancare le imprese fornendo soluzioni IT e una consulenza specialistica per evitare minacce e attacchi informatici di varia entità.

Se siete interessati al noleggio di stampanti multifunzione, al loro acquisto o a ulteriori servizi per la messa in sicurezza dei dati della vostra impresa, non esitate a contattarci. In alternativa, per ricevere informazioni riguardo ai sistemi e agli strumenti che la nostra azienda offre, compilate l’apposito form e provvederemo a rispondervi il prima possibile.



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