08 Set 2021 - Aggiornato il: 04 Ottobre 2021

Stampante sicura: regolamento europeo sulla protezione dati

Il mese di Maggio 2018 ha segnato una tappa importante nel nostro Paese. Anche in Italia è difatti entrato in vigore il Regolamento EU 2016/679 GDPR ovvero il regolamento europeo sulla protezione dati. Il fatto davvero rilevante è che a partire da quella data è stato stabilito per tutte le aziende e organizzazioni italiane l’obbligo di adeguarsi alle normative previste in tale regolamento per ciò che riguarda la protezione dei dati digitali.

Tali normative servono per garantire una sicurezza dei dati non solo nei confronti delle aziende europee ma anche per tutti i cittadini residenti in Europa. In base a quanto stabilito nel Regolamento EU 2016/679 GDPR si prevedono inoltre gravi sanzioni per mancata conformità per tutte quelle imprese e organizzazioni che, in fase di verifica da parte delle autorità competenti, non risultino in regola con l’applicazione delle direttive richieste.

Si tratta di un punto essenziale anche sul fronte della sicurezza informatica. Ad oggi, del resto, come conseguenza dell’ampliamento di strumenti multi-dispositivo e multi-piattaforma, le aziende sono sempre più soggette a cyber crimini capaci di “rubare” tutti i contenuti sensibili digitali presenti.

La protezione e la salvaguardia aziendale deve essere pertanto ampliata non solo verso i PC ma anche per gli strumenti di stampa collegati in rete come la stampante multifunzione. Adottare le adeguate misure di sicurezza, atte a proteggere i dati dell’impresa nonché i dati dei consumatori, garantisce un idoneo controllo sulla privacy.

AARON Technology offre ai suoi clienti la possibilità di usufruire di un servizio di noleggio stampanti multifunzione a prezzi vantaggiosi. Una soluzione volta a migliorare e ad aumentare la tutela delle aziende tramite tecnologie innovative specifiche come la crittografia e l’autenticazione, così da permettere di avere una stampante sicura in ogni suo aspetto.

Regolamento EU 2016/679 GDPR: requisiti per la protezione dei dati

La nascita del regolamento europeo sulla protezione dati GDPR (dove l’acronimo sta per “General Data Protection Regulation”) deriva come conseguenza delle numerose violazioni aziendali che sono state capaci di generare dei seri danni, sia in termini economici che di immagine, alle imprese di ogni entità. Pertanto il GDPR convoca tutte le aziende europee a regolarizzarsi per contribuire a proteggere adeguatamente i dati sensibili interni rispettandone gli specifici requisiti di conformità.

L’attuazione del regolamento europeo non riguarda la sola protezione delle aziende ma anche la privacy dei cittadini, con l’intento di promuovere nuovi servizi, piattaforme e software per assicurare una totale sicurezza.

In casi di violazione dei dati le aziende divengono soggette a sanzioni che vanno a sommarsi alla perdita economica e finanziaria data dalla stessa violazione dei dati. Sotto questa prospettiva, il regolamento europeo deve essere visto come un beneficio non solo in termini di protezione ma anche in termini di miglioramento della reputazione aziendale.

Pertanto, tramite una semplice richiesta di responsabilizzazione, il GDPR impone di adottare misure volte alla tutela e alla garanzia dei dati trattati, seguendo i principi di responsabilità e di trasparenza esposti nel regolamento europeo.

Come conformarsi al GDPR: principi generali

Per mettersi in regola con la normativa europea le aziende devono attuare determinati comportamenti al fine di garantire la conformità richiesta. Alla luce di ciò è necessario:

  • Preparare il personale e aggiornarsi sulle nuove regole;
  • Verificare tutti i dati trattati tramite l’identificazione e la categorizzazione, nonché controllare la finalità e la base giuridica del trattamento con conseguente registrazione;
  • Aggiornare l’informativa della privacy informando i clienti riguardo al trattamento dei dati e dei loro diritti garantiti;
  • Verificare l’effettiva procedura per consentire ai clienti di richiedere l’attuazione dei loro diritti;
  • Verificare le modalità di ottenimento del consenso e di una procedura per esaminare l’età degli interessati;
  • Valutare l’impatto del trattamento dei dati;
  • Instaurare una procedura sicura contro eventuali attacchi messi in atto da hacker e cybercriminali;
  • Affidarsi eventualmente alla figura professionale del Data Protection Officer;
  • Stabilire l’autorità di vigilanza alla quale si è soggetti;
  • Conservare accuratamente tutti i documenti.

Il Data Protection Officer è un professionista che ha competenze giuridiche, informatiche e di risk management per assicurare una gestione e una protezione dei dati in maniera ottimale ed efficiente.

Esiste inoltre un altro punto fondamentale a cui le aziende devono prestare attenzione. Se subiscono attacchi, le imprese hanno l’obbligo di denunciare tale violazione entro 72 ore. In caso di mancata osservazione sono costrette a fornire una motivazione valida. Le aziende che non si adeguano alle normative imposte dal regolamento europeo, sono soggette a pesanti sanzioni amministrative pecuniarie da 10.000.000 Euro a 20.000.000 Euro, oppure fino al 4% del fatturato totale annuo dell’esercizio precedente.

PC e stampante sicura per la protezione di dati sensibili

Secondo il regolamento europeo le aziende devono adoperarsi di tecnologie e strumenti integrati da sistemi di controllo idonei a garantire una totale protezione dei propri dati, nonché quelli sensibili di tutti i cittadini residenti in Unione Europea.

Possedere strumenti tecnologici connessi tra loro come PC e stampanti, può comportare il più delle volte ad attacchi informatici tramite hardware e software.

Pertanto, le aziende per adempiere adeguatamente alle normative devono:

  • Garantire il monitoraggio della propria infrastruttura comprendendo anche tutti i dispositivi come PC, stampante laser multifunzione, fotocopiatrici ecc. Le imprese devono inoltre effettuare delle valutazioni periodiche in grado di assicurare il mantenimento delle conformità verso tutti i dispositivi presenti all’interno dell’azienda e utilizzati anche nelle loro attività da remoto ovvero in modalità Smart Working;
  • Identificare tutti i dispositivi che possono accedere facilmente ai dati sensibili relativi all’azienda e ai clienti, e impiegare, successivamente, uno strumento di gestione della sicurezza in grado di proteggere nell’immediato tutti i dispositivi presenti, così da applicare i criteri di sicurezza previsti dall’azienda;
  • Essere in grado di monitorare tutti i dispositivi e i servizi nella rete.

Tuttavia sempre più aziende ad oggi si affidano al servizio noleggio stampanti in quanto non solo consente l’opportunità di disporre dell’ultimo modello di una stampante laser multifunzione, bensì garantisce anche un totale monitoraggio degli strumenti per assicurare una completa sicurezza dei dati.

Tramite il noleggio le aziende possono contare di avere una stampante sicura, grazie al controllo costante messo in atto dai fornitori delle stampanti in possesso. Inoltre, ricorrendo al noleggio di stampanti multifunzione, le imprese hanno l’opportunità di dotarsi delle migliori tecnologie disponibili sul fronte della cyber security a prezzi decisamente convenienti.

Misure adottabili da un’azienda per rendere le stampanti multifunzione sicure

Sono svariate le tecnologie e le misure che si possono adottare per rendere le stampanti multifunzione sicure, a piena tutela dei dati sensibili come stabilito nel Regolamento EU 2016/679 GDPR.

Tra gli obiettivi primari emerge prima di tutto la necessità di una acquisizione delle informazioni in completa sicurezza, non solo rispetto alla modulistica ma anche per ciò che riguarda l’acquisizione di informazioni e di immagini tramite i processi di stampa e di scansione. La misura adottabile, in tal senso, consiste nel fare in modo che la conservazione dei dati sulle stampanti multifunzione resti disponibile esclusivamente per il tempo che risulta necessario al completamento delle operazioni di stampa o di scansione.

Per essere effettivamente a prova di regolamento europeo, una stampante multifunzione deve inoltre essere dotata di adeguate accortezze per il ritiro delle stampe in sicurezza. L’ideale è far in modo che il processo di stampa venga realizzato solo nel momento in cui chi è autorizzato al ritiro del materiale può autenticarsi, tramite PIN o mediante una modalità analoga.

Nel ventaglio di misure per rendere una stampante sicura sotto il profilo della tutela dei dati rientra anche la buona prassi di creare profili utente con permessi specifici che danno accesso solo ad alcune o a tutte le funzioni della macchina in uso.

Altro aspetto essenziale è quello relativo all’invio delle informazioni alla stampante multifunzione. Per poter bloccare in maniera proattiva eventuali fughe di dati, è importante che le aziende si forniscano di una o più stampanti di fascia alta, generalmente equipaggiate con le più valide funzionalità di sicurezza, a partire dai protocolli crittografici TLS/SSL fino ai filtraggio degli indirizzi IP. Di solito le migliori stampanti multifunzione adottabili a noleggio sono tutte dotate di simili opzioni a prova di hacker e di cybercriminali incalliti.

Con il noleggio di stampanti multifunzione, le aziende possono poi solitamente fruire di un ulteriore servizio di qualità per la protezione dei propri dati secondo quanto previsto dal GDPR. Ci riferiamo al controllo e all’assistenza da remoto dei dispositivi da parte dei fornitori prescelti. Un simile livello di monitoraggio permette alle imprese di avere il proprio comparto stampa costantemente tutelato da ogni possibile attacco, grazie a innovativi sistemi di diagnosi e di risoluzione dei problemi a distanza.

In ultimo, una buona misura di tutela contro i furti di dati che un’azienda può e deve preferibilmente adottare è anche quella di formare i propri dipendenti. Chiunque lavori per l’impresa deve essere a conoscenza delle semplici quanto essenziali prassi da seguire in caso di fenomeni di phishing, di ricezione di e-mail infette e di pericolose problematiche di tale portata. Una forma di prevenzione che permette di fare la differenza, soprattutto in un’epoca in cui il lavoro agile è divenuto una modalità operativa sempre più utilizzata.

Tecnologia Pull Printing per la stampante multifunzione

Anno dopo anno, gli sviluppi tecnologici offrono armi sempre più sofisticate per rendere qualsiasi dispositivo, dai PC ai device mobili, a prova di attacchi informatici. Da questo contesto non sono escluse le stampanti multifunzione. Una tecnologia che si dimostra particolarmente efficace per la tutela dei dati secondo le direttive del Regolamento EU 2016/679 GDPR è il cosiddetto Pull Printing. Di cosa si tratta per l’esattezza?

Quando parliamo di Pull Printing o di “rilascio sicuro”, ci riferiamo a una funzionalità avanzata di cui possono essere dotate le stampanti multifunzione più performanti a livello di prestazioni tecnologiche. Per un’azienda poter usufruire di una stampante multifunzione equipaggiata con una simile opzione, equivale a garantirsi delle stampe realizzate con i massimi criteri di sicurezza nella salvaguardia dei dati.

Con il Pull Printing, quando un utente invia dei documenti in stampa, questi ultimi non vengono processati nell’immediato. Restano infatti in una sorta di coda virtuale e vengono concretamente stampati solo dopo che l’utente che ha lanciato il processo si è autenticato per il ritiro della documentazione.

Questo semplice quanto efficace procedimento fa in modo che le stampe non cadano in mano a eventuali malintenzionati perché lasciate inavvertitamente incustodite. I documenti possono essere difatti ritirati esclusivamente da chi li ha mandati in stampa, a seguito di un sicuro processo di autenticazione che avviene sulla stampante stessa, tramite PIN, login, apposito tesserino o sistemi analoghi.

Siamo di fronte a una metodologia di stampa che non solo aiuta a salvaguardare dati e informazioni conservati da un’azienda ma consente anche di risparmiare toner e carta, evitando i classici abusi di stampa. Se non vengono ritirati in seguito a opportuna autenticazione, i documenti in coda virtuale non stampati sono poi cancellati in automatico. Il Pull Printing si configura quindi come un sistema valido e sicuro, di cui le migliori stampanti multifunzione a noleggio sono in genere dotate. Un’ottima opportunità da non perdere per tutte le imprese che devono restare a norma con il regolamento europeo sulla protezione dati.

Noleggio stampanti multifunzione: i prezzi e le soluzioni proposti da AARON Technology

AARON Technology offre ai propri clienti un servizio di vendita o di noleggio stampanti multifunzione a prezzi vantaggiosi rispetto alla media del mercato.

Sempre attenta alle innovazioni tecnologiche e alla sicurezza dei dati sensibili, ponendosi pienamente in linea con quanto previsto nel regolamento europeo sulla protezione dati, AARON Technology è in grado di consigliare la miglior stampante multifunzione in base alle diverse esigenze dei clienti, garantendo un prodotto di qualità e di assoluta efficienza. La nostra realtà è infatti partner di alcuni tra i più noti marchi del settore della stampa professionale come Sharp, Epson, Brother e Kyocera.

Il servizio di noleggio stampanti multifunzione prevede: la consegna, la configurazione e l’installazione dei dispositivi, nonché l’assistenza tecnica e la fornitura dei materiali di consumo. Tutto ciò è garantito a Milano, Bergamo, Como, Lecco, Brescia, Monza Brianza, Novara, Lodi, Varese e Pavia.

Se sei interessato al noleggio di una stampante sicura contattaci o scrivici. Noi di AARON Technology ti spiegheremo accuratamente come funziona il nostro servizio, assicurandoti efficienza in termini di prestazioni oltre che di ottimizzazione per tutte le stampanti multifunzione che deciderai di adottare nella tua impresa.



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