09 Lug 2021 - Aggiornato il: 10 Agosto 2021

Costi nascosti delle stampanti da ufficio: idee e consigli per abbatterli

Molte aziende si concentrano sull’abbattimento dei costi che spesso risultano influenzare negativamente il bilancio. La voce ‘costi’ è, infatti, sempre quella più influente in un business, motivo per il quale si cerca di contenere le spese nel miglior modo possibile.

Le spese esistono in ogni settore e in ogni ufficio: anche un singolo oggetto, se non viene gestito nella maniera corretta, può portare ad un esborso di denaro elevato.

Prendiamo ad esempio una stampante laser multifunzione: in molti casi, le risorse vengono gestite in maniera errata.

Ad esempio, le cartucce o i toner, ma anche la manutenzione, non vengono utilizzati in maniera adeguata e generano di conseguenza uno spreco di denaro. Questi vengono definiti costi visibili, messi in preventivo quando si utilizza una stampante con toner o semplicemente quando si calcola la spesa totale durante un normale bilancio.

Ma esistono anche dei costi nascosti, altrimenti detti invisibili, che aumentano sensibilmente le voci nella casella delle uscite. È necessario calcolare alla perfezione questi costi nascosti, altrimenti si rischia di avere maggiori uscite e una sostanziale ricaduta sulle entrate.

In questo articolo focalizzeremo la nostra attenzione su questa tipologia di spese invisibili che possono verificarsi quando si utilizza una stampante laser colori multifunzione e su come si può risolvere la questione, risparmiando in maniera evidente.

Addentriamoci quindi nel merito dei costi nascosti delle stampanti da ufficio, scoprendo come intervenire in maniera proattiva per abbatterli.

I costi nascosti delle stampanti da ufficio: quanto costa realmente una stampante laser multifunzione?

Quando si acquista una stampante laser colori multifunzione spesso si commette un errore che si può dire imperdonabile: si calcolano soltanto i costi visibili e non quelli nascosti.

La prima domanda che viene fatta riguarda il successivo costo dei toner, una delle spese più temute dai consumatori.

Il costo dei fogli e la manutenzione, per esempio, sono altre spese che giocano un ruolo fondamentale: viene chiesta, dunque, una stampante economica, in grado di far risparmiare su questi tre punti. Ma come già anticipato, esistono alcuni costi che non vengono quasi mai presi in considerazione: vediamo quali sono.

  • L’area di stampa centralizzata – Nei grandi uffici un vero must: grandi aree di stampa che permettono di gestire tutte le operazioni in un unico luogo. Il dipendente dovrà spostarsi dalla sua postazione e recarsi in quest’area, perdendo tempo utile. Non è una diretta conseguenza della stampante, ma la perdita di produttività influisce su tutta l’azienda.
  • Riordino dei materiali e smaltimento dei rifiuti – Questi costi diventano visibili dal momento in cui ci sono tante zone predisposte alla stampa. Se in un ufficio troviamo più di una stampante laser multifunzione, gestire i materiali e lo smaltimento diventa un’impresa ardua e costosa.
  • Un personale non qualificato – Saper gestire al meglio le funzioni di stampa è necessario. Non sempre i dipendenti sono in grado di stampare nella maniera corretta: tanti documenti che potrebbero essere stampati in bianco e nero, infatti, vengono prodotti a colori. Pensiamo ad esempio alle email o alle pagine stampate da Internet: se ci serve una particolare selezione, spesso si stampano delle schermate inutili, con conseguenti sprechi di carta e inchiostro.
  • Stampe non ritirate – Tale problema insorge nel caso in cui non si utilizzi una semplice stampante laser colori multifunzione, ma un’area di stampa centralizzata. Molti dipendenti inviano stampe che puntualmente non vengono ritirate, generando un passivo non indifferente.

I costi nascosti delle stampanti da ufficio: come fare per risparmiare?

Risparmiare non vuol dire, necessariamente, avere una stampante economica.

Bisogna semplicemente combattere gli inutilizzi e i costi che possono essere eliminati con delle piccole attenzioni da parte degli utilizzatori ma anche sfruttando le tecnologie di cui sono dotate le macchine di ultima generazione.

Ottimizzare lo spazio ed evitare un flusso continuo di personale aiuterebbe a non avere problemi e costi ulteriori: è bene creare un’area di stampa nei pressi delle postazioni lavorative, oppure fornire di stampante laser multifunzione un determinato ufficio.

Questo eviterà almeno in parte di avere delle stampe non ritirate.

Inoltre, non è sempre detto che una stampante economica sia una sicurezza per il risparmio: quando si utilizza un toner è bene vedere quale fa al caso nostro e quanto dura, senza farci ingannare da un prezzo più basso.

È bene educare anche i dipendenti nella gestione della stampante: un piccolo corso incentrato sul risparmio sensibilizzerà i lavoratori, in modo tale da evitare sprechi inutili.

Per quanto riguarda il riordino dei materiali e lo smaltimento, ci si può affidare a una ditta in grado di saper gestire al meglio entrambi i problemi ed evitare sprechi ulteriori.

Come intervenire sul problema delle pagine stampate non ritirate grazie alla tecnologia

La questione delle pagine stampante non ritirate è forse una delle voci che pesa maggiormente sui costi nascosti delle stampanti da ufficio. Basta poco per verificarlo di persona.

È sufficiente fare un giro nei pressi della stampante laser prima di uscire dal lavoro per rendersi conto del quantitativo di documenti non ritirati. Documenti che, in buona parte dei casi, finiscono nel cestino della carta straccia.

Le pagine stampate non ritirate si traducono inevitabilmente in uno spreco di carta, di toner e di tempo che si sarebbe potuto dedicare ad altre attività.

La tecnologia viene tuttavia incontro alle imprese per risolvere in maniera proattiva questo tipo di problematica che va a pesare – e non poco – sui costi relativi al comparto stampa aziendale. Esiste una particolare tecnologia, definita in termini tecnici “Pull Printing”, che consente una gestione efficace della coda di stampa, grazie a sistemi di autenticazione degli utenti.

Il funzionamento è semplice quanto estremamente valido per evitare inutili sprechi. Quando una stampante laser è dotata di tecnologia Pull Printing, gli utenti possono ritirare i documenti lanciati in stampa solo dopo essersi autenticati direttamente sul dispositivo di stampa.

All’atto pratico, gli utenti lanciano la stampa dal proprio dispositivo, sia esso un PC o un apparecchio mobile. I documenti restano successivamente in una coda di stampa virtuale per essere stampati solo nel momento in cui l’utente si autentica presso la stampante laser ed è perciò oggettivamente pronto per il ritiro.

Questa particolare tecnologia risulta efficace non solo per agire proattivamente sul problema delle pagine stampate e poi non ritirate. In ballo c’è anche il tema delicatissimo della privacy e della sicurezza.

I documenti inviati in stampa all’interno di un’impresa possono infatti contenere dati sensibili o informazioni riservate.

Se non vengono ritirate nell’immediato, le stampe restano incustodite e possono di conseguenza finire in mano a chiunque, nel peggiore dei casi a malintenzionati, mettendo seriamente a rischio la riservatezza di determinate informazioni o di specifici dati aziendali.

Il Pull Printing permette di evitare anche questo pericoloso inghippo, consentendo il ritiro dei documenti stampati solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni necessarie. Non a caso, un simile tecnologia è comunemente nota anche con l’appellativo di “rilascio sicuro”.

Cosa accade invece ai documenti in coda di stampa in caso di mancata autenticazione da parte dell’utente che li ha lanciati in stampa?

Se le stampe non vengono ritirate a seguito di regolare autenticazione, trascorso un determinato lasso di tempo, vengono cancellate in automatico dalla coda di stampa e di conseguenza dalla memoria stessa della stampante.

Un procedimento che unisce l’innovazione alla massima flessibilità, insomma, incidendo in maniera estremamente positiva sui costi nascosti delle stampanti da ufficio oltre che, come abbiamo visto, sulla tutela della sicurezza aziendale.

Ricorrere al costo copia

Altra ottima strategia da seguire per poter intervenire sui costi nascosti delle stampanti da ufficio e, in generale, sui costi relativi al comparto stampa aziendale, consiste nel ricorrere al costo copia.

Di cosa si tratta? Il servizio in costo copia è una particolare formula che permette ad aziende e professionisti di prendere delle stampanti a noleggio a fronte del pagamento di un canone periodico, in genere mensile o trimestrale.

Rispetto alle classiche formule di noleggio, la peculiarità del contratto costo copia si ha nel fatto che il cliente che adotta questa soluzione paga una quota fissa per ogni pagina effettivamente stampata. Una simile opzione con cui è possibile dotarsi di  stampanti a noleggio permette chiaramente di tenere sotto controllo i costi relativi al comparto stampa.

Ciò si deve anche al fatto che, una volta firmato il contratto tra fornitore del servizio e cliente, tutto diviene a carico del fornitore: dalla consegna della stampante fino alla gestione dei consumabili.

Incluse nel canone vi sono anche voci quali la manutenzione della macchina, l’assistenza tecnica e la sostituzione di tutti i pezzi di ricambio. L’abbattimento dei costi assicurato da una formula come il costo copia è evidente. E lo diviene ancor di più se si pensa a un altro fattore essenziale: il risparmio in termini di tempo.

In caso di rotture o di malfunzionamenti della stampante noleggiata, l’assistenza tecnica da parte del fornitore è pressoché immediata o comunque avviene nel giro di poche ore, evitando così interruzioni nella continuità operativa dell’impresa cliente.

Da questo punto di vista, sappiamo tutti perfettamente quanto ogni blocco operativo pesi non solo sul fatturato ma spesso anche sull’immagine stessa dell’azienda, nel caso in cui quest’ultima si occupi di servizi.

Inoltre, una soluzione come il costo copia e, più in generale qualsiasi formula che permetta alle realtà professionali di prendere stampanti a noleggio, manleva queste ultime da una serie di attività che incidono come costi invisibili. È il caso della gestione e della sostituzione dei toner, di cui si occupa il fornitore del noleggio.

Stampanti a noleggio: LineGoGO, un esempio di formula innovativa

Nell’ottica di favorire la propria clientela business, supportandola nell’obiettivo di realizzare un abbattimento dei costi nascosti delle stampanti da ufficio, AARON Technology offre una soluzione unica nel suo genere.

La proposta destinata a professionisti e a imprese di piccola, media e grande dimensione, è il noleggio stampanti multifunzione con formula LineGoGo, appositamente pensata non solo per ridurre i costi del comparto stampa di una realtà professionale ma anche per accrescerne produttività ed efficienza.

Si tratta infatti di una formula molto versatile e all inclusive che comprende una serie di servizi complementari, tutti funzionali a una gestione ottimizzata del processo di stampa nel perimetro di un contesto lavorativo.

La formula LineGoGO include più nello specifico:

  • la consulenza per la scelta della stampante multifunzione in giornata;
  • la fornitura di una stampante nuova di fabbrica;
  • il ritiro e la valutazione dell’eventuale usato, così da permettere al cliente di risparmiare ulteriormente sul prezzo totale del noleggio;
  • lo smaltimento a norma in legge, nel caso in cui la vecchia stampante laser del cliente non sia più riutilizzabile;
  • un contratto di noleggio senza tacito rinnovo che, alla scadenza, permette di scegliere in piena libertà se rinnovare il servizio o se interromperlo;
  • la garanzia totale sulle componenti hardware della stampante presa a noleggio per l’intera durata del contratto;
  • il trasporto, l’installazione e la configurazione della macchina presso l’impresa cliente;
  • un servizio di tutoring per fornire a tutti gli utenti conoscenze adeguate per poter usare al meglio la nuova stampante, così da sfruttarne appieno tutte le potenzialità;
  • un avanzato software di monitoraggio per il controllo della stampante, in modo da consentire al cliente di conoscere in maniera approfondita tutti i dati di reale utilizzo della macchina presa a nolo;
  • un servizio di alert automatico in caso di rotture e di malfunzionamenti della stampante, così da fornire un’assistenza tecnica proattiva, realizzando interventi rapidi che permettano di evitare interruzioni nella continuità operativa;
  • la gestione automatica nella fornitura dei toner;
  • la consegna di una apparecchiatura di backup nell’ipotesi di fermi macchina che si prolungano per più giorni;
  • interventi tecnici garantiti entro 6/8 ore lavorative;
  • un call center dedicato, operativo dalle 9.00 alle 18.00 per qualsiasi informazione o per qualunque tipo di segnalazione;
  • supporto informatico di alta qualità su richiesta;
  • il ritiro della macchina a fine noleggio, in giorni e orari concordati in base alle preferenze del cliente.

Come intuibile dall’ampio ventaglio di servizi inclusi, LineGoGo è una formula di noleggio stampanti multifunzione decisamente flessibile e capace di adattarsi al meglio alle esigenze operative di una realtà professionale.

Il servizio viene da noi offerto con prezzi competitivi che aiutano così a ottimizzare il comparto stampa aziendale sia a livello operativo sia in termini di abbattimento dei costi visibili e invisibili.

La comodità del noleggio con AARON Technology

I costi nascosti delle stampanti da ufficio possono essere un vero problema ma non rappresentano le uniche voci da monitorare per ottenere un risparmio.

Optare per il noleggio delle apparecchiature può essere una soluzione in grado di abbattere molti costi e, in questo senso, è possibile scegliere di rivolgersi a un’azienda specializzata come AARON Technology, che opera nella zona di Milano, la quale mette a disposizione una vasta scelta di stampanti a noleggio, che possono far risparmiare moltissimo anche sui costi nascosti.

Inoltre, è possibile ottenere un ulteriore sgravio grazie alla deducibilità Irap/Ires e alla detraibilità del costo del macchinario dalle fatture: un modo davvero conveniente per poter risparmiare.

AARON Technology rappresenta una professionalità unica e un’esperienza pluriennale nel settore, per poter avere il meglio per l’ufficio, eliminando tutti i piccoli costi invisibili che pesano sul bilancio dell’azienda.

Per qualunque informazione sulle nostre stampanti multifunzione e su qualsiasi altro prodotto a noleggio, oltre che sui relativi prezzi e per preventivi senza impegno, puoi contattarci o, in alternativa, venire a trovarci presso la nostra sede. Ti aspettiamo.



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