Soluzioni di gestione documentale
per controllo costi e sicurezza: PaperCut MF

Il taglio dei costi di stampa sostenuti dalle aziende è un aspetto che negli anni ha acquistato grande importanza e il motivo è da ricercare proprio nell’entità crescente delle spese relative alla produzione di informazioni cartacee.

Copie, scansioni e stampe incidono infatti sui ricavi aziendali per l’1-3% circa, portando di conseguenza ad una necessità che inizialmente interessava solo grandi aziende, mentre oggi riguarda anche realtà più piccole.

L’esigenza in questione è quella di introdurre soluzioni di gestione documentale (Print management), ossia soluzioni IT per aziende che siano in grado di ottimizzare le risorse di stampa e quelle di rete.

A questo scopo, da Aaron Technology proponiamo PaperCut MF, il software di gestione stampa e accounting il cui scopo è proprio quello di tagliare i costi di stampa, garantendo al tempo stesso la massima sicurezza.

PaperCut: costi di stampa ridotti e minor impatto ambientale

PaperCut è tra le soluzioni di gestione documentale che strizzano l’occhio all’ambiente.

Parallelamente alla riduzione dei costi aziendali per la produzione di informazioni cartacee, infatti, questo software di gestione stampa e accounting estremamente flessibile abbatte gli sprechi, monitorando l’utilizzo delle risorse.

Oggi grazie a PaperCut MF è possibile controllare l’uso di risorse di rete e di stampa relative ad oltre 1 milione di utenti dislocati in varie parti del mondo (più di 60 paesi).

PaperCut si dimostra quindi a tutti gli effetti uno strumento a favore di una stampa più “responsabile”, introducendo anche specifiche politiche di stampa che favoriscono una riduzione dell’uso di consumabili quali carta e toner, oltre ad un consumo minore di energia.

Con soluzioni di gestione documentale come PaperCut si ha l’opportunità di organizzare in maniera consapevole il lavoro, promuovendo un vero e proprio cambio di approccio alla stampa da parte degli utenti, con l’obiettivo di ridurre sensibilmente l’impatto sull’ambiente.

Alcuni esempi del contributo fornito da PaperCut in questo senso sono:

  • Reindirizzamento delle stampe al device più adatto, a seconda della quantità di documenti da stampare
  • Comunicazione all’utente dei costi prodotti in relazione alle rispettive attività di stampa
  • Rimozione di documenti prodotti su eventuali formati di carta non adatti per il lavoro in questione
  • Indicazione di una stampante alternativa a quella selezionata se questa non dovesse essere disponibile al momento di stampare

Si tratta quindi a tutti gli effetti di una soluzione all-in-one che permette, con estrema semplicità e praticità, di gestire al meglio le operazioni di stampa, copia, scansione e anche fax.

Funzionalità del software di gestione stampa e accounting Papercut MF

Ecco alcune delle principali funzionalità di PaperCut MF, con maggiori dettagli in relazione al valore aggiunto che soluzioni IT per aziende come questa portano alla realtà che scelga di adottarle:

WEB PRINT

Si tratta della funzione di PaperCut che consente di procedere alla stampa da dispositivi mobile, ossia da smartphone o Tablet. Grazie ad essa è possibile fare a meno dell’installazione di specifici driver, come pure di eventuali autenticazioni server. È una funzionalità estremamente utile che si integra alla perfezione con tutte le altre previste da questo software di gestione stampa e accounting

AMMINISTRAZIONE VIA WEB

Indipendentemente dalla postazione di rete utilizzata, grazie alla funzionalità ‘Amministrazione via Web’ l’utente può accedere al relativo pannello e procedere a qualsiasi operazione di configurazione, in maniera molto semplice. Ciascun utente, dal pannello Amministrazione, ha a portata di mano tutti gli strumenti Web utili e necessari al monitoraggio della propria at

RILASCIO SICURO DELLE STAMPE E FUNZIONALITÀ FIND-ME

Per promuovere il massimo della sicurezza si può contare sulla funzionalità di PaperCut che prevede il rilascio dei documenti solo a seguito dell’autenticazione dell’utente via rete. Tale autenticazione presuppone la dotazione di un badge o di uno specifico PIN che viene gestito direttamente dal software.

Un’opzione aggiuntiva è rappresentata dalla funzione ‘Find-me’ che consente il ritiro delle stampe prodotte su una stampante diversa da quella indicata per l’operazione di stampa.

In tema di sicurezza PaperCut permette anche di proteggere eventuali documenti riservati, oltre ad offrire la possibilità di diminuire la quantità di stampe che non vengono reclamate.

MONITOR, REPORT E DASHBOARD

Monitoraggio costante. Una funzione molto più che utile, con cui è possibile vigilare sull’uso dei vari dispositivi in relazione a ciascuna funzionalità (stampa, fax, copia e scansione) grazie a oltre 50 report. Si può settare il monitoraggio non solo per funzionalità, ma anche rispetto agli utenti, ai dispositivi usati, ai diversi centri di costo o ancora in base a determinati periodi di tempo.

I Report prodotti – in diversi formati quali PDF, HTML o Excel (.csv) – possono essere visionati accedendo tramite un qualunque browser ed è possibile pianificarne l’invio attraverso tramite mail.

PaperCut web Dashboard consente inoltre di tenere costantemente sotto controllo ogni stampante, compreso monitorare il livello di toner residuo.

INTEGRAZIONE E PERSONALIZZAZIONE

Il software di gestione stampa e accounting PaperCut MF presenta un’interfaccia Web personalizzabile che può essere modificata cambiando il cosiddetto “look and feel”. In che modo? Inserendo elementi come testi e loghi, a piacere.

L’interfaccia promuove inoltre l’integrazione con la rete utilizzata dagli utenti.

SCALABILITÀ

PaperCut MF, progettato proprio per incontrare le attuali esigenze di aziende e reti di qualsiasi dimensione, è in grado di supportare da 5 a 500.000 utenti contemporaneamente. Si tratta quindi di una soluzione scalabile estremamente efficace, qualunque sia il numero di server o di utenti collegati sulla rete.

INSTALLAZIONE SEMPLICE

Tra le funzionalità che fanno di questo software un prodotto veramente pratico, la procedura di installazione è sicuramente la prima della lista. In maniera molto semplice, infatti, con l’installazione di PaperCut vengono automaticamente rilevate tutte le stampanti e le multifunzioni presenti in rete. Di conseguenza vengono anche importati, sempre in automatico, tutti gli utenti ad esse collegati.

Seguendo le procedure guidate previste dal software è altrettanto facile procedere alla definizione di utenti e relativi diritti di accesso, come pure dei costi e delle quote di pagine destinate alla stampa.

L’integrazione dei dispositivi di stampa con queste soluzioni IT per aziende grandi, medie e piccole risulta molto rapida e semplice.

CLUSTERIZZAZIONE E DIPONIBILITÀ GARANTITA

Funzionalità utile per ottimizzare i processi di stampa e dunque organizzazione e continuità del lavoro è la clusterizzazione dello spooler di stampa, del database e anche del server. In tal modo il software PaperCut è in grado di assicurare il massimo del servizio, parallelamente alla garanzia di una protezione automatica dai possibili errori.

PaperCut MF è dunque tra le soluzioni di gestione documentale migliori per il controllo dei costi e la sicurezza delle operazioni che coinvolgono risorse di stampa e di rete. È il software che fa per voi, per aziende di qualunque dimensione.

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